Schluss mit dem Aktenordner: digitale Personalakte, die mitdenkt.
Stammdaten, Verträge, Lohnangaben, Dokumente und Ausstattung — pro Mitarbeiter an einem Ort, DSGVO- und GoBD-konform abgelegt.
- DSGVO-konform
- Server in Deutschland
- Zugriff protokolliert
- Eine Akte
- alles zum Mitarbeiter
- 6 Bereiche
- Stammdaten bis Lohn
- GoBD
- revisionssichere Ablage
Kurz gesagt: eine Akte pro Mitarbeiter — sauber, sicher, griffbereit.
- Sechs Bereiche pro Akte: Stammdaten, HR & Vertrag, Lohn & Steuer, Ausstattung, Dokumente, Einsatzplanung.
- Dokumententresor mit Prüfsumme, Aufbewahrungsfrist und Zugriffsprotokoll — revisionssicher und integritätsgeprüft.
- Ablaufende Nachweise wie Führerschein oder Erste-Hilfe werden farbig markiert, bevor sie ungültig sind.
- Abteilung, Position, Vorgesetzter und Einsatzregeln speisen direkt Dienstplan und Lohnvorbereitung.
- Ab 4 € pro Mitarbeiter/Monat · keine Einrichtungsgebühr, Server in Deutschland.
Vier Fragen, die heute niemand sofort beantwortet
Jede kostet einen Anruf, eine Suche oder eine Ausrede. Links steht, wie es heute läuft — rechts, wie es laufen sollte.
„Wo liegt der Vertrag von Sofia?"
Ordner im anderen StandortTab „Dokumente", zwei Klicks„Wer hat die Gehaltsliste geöffnet?"
Nicht nachvollziehbarZugriffsprotokoll mit Zeitstempel„Ist der Führerschein noch gültig?"
Steht auf einer Kopie im OrdnerAmber ab 30 Tagen, rot bei Ablauf„Darf ich das Dokument löschen?"
BauchgefühlFrist und Hold entscheidenWas gehört in eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte bündelt alle Daten und Dokumente eines Mitarbeiters an einem Ort: Stammdaten, Vertrag, Lohn- und Steuerangaben, Nachweise und ausgegebene Ausstattung. Statt Aktenordner und verstreuter Dateien pflegst du alles einmal — und findest es sofort wieder.
Der Gesetzgeber verlangt, dass personenbezogene Daten sicher, zugriffsbeschränkt und nur so lange wie nötig gespeichert werden (DSGVO), während steuerrelevante Dokumente revisionssicher und über die gesetzlichen Fristen aufbewahrt werden müssen (GoBD). Eine elektronische Personalakte erfüllt beides: verschlüsselte Ablage, protokollierter Zugriff, Integritätsnachweis und geregelte Aufbewahrung.
In PlanState ist die Personalakte Software kein Archiv, sondern die Datenbasis: Abteilung, Position, Vorgesetzter, Arbeitsstätte und Einsatzregeln fließen direkt in Dienstplan und Lohnvorbereitung. Ablaufende Nachweise wie Führerschein oder Führungszeugnis meldet die Akte, bevor sie ungültig werden.
Adresse, Notfallkontakt und Bankdaten ändern Mitarbeiter nicht selbst.
Von leer zu vollständig — in einer halben Stunde
Kein Scan-Projekt, kein Beratungstag. Die Akte wächst mit dem, was du hast.
- 15 Minuten
Team anlegen
Einzeln erfassen oder aus einer Liste importieren. Abteilung, Position und Vorgesetzter stehen sofort.
- 210 Minuten
Kategorien festlegen
Pro Dokumententyp: wer sehen darf, ob ein Ablaufdatum Pflicht ist, wie lange aufbewahrt wird.
- 315 Minuten
Dokumente hochladen
Verträge und Nachweise ablegen. Jede Datei bekommt Prüfsumme, Frist und Protokoll.
- ab dann
Läuft im Alltag mit
Neue Nachweise landen direkt in der Akte, Fristen melden sich selbst, Dienstplan nutzt die Daten.
Die Akte öffnet nur, wer Team-Management-Recht hat. Sensible Felder ändern Mitarbeiter nicht selbst. „Revisionssicher & integritätsgeprüft" heißt Prüfsumme und Protokoll — keine qualifizierte elektronische Signatur.
Ablegen, überwachen, nichts verlieren
Zwei Stellen entscheiden, ob eine Personalakte im Alltag trägt: wie ein Dokument hineinkommt und was passiert, wenn es abläuft oder gelöscht werden soll.
Dokument sicher ablegen
Der Upload läuft in drei Schritten: Entwurf anlegen, signierte Upload-URL erzeugen, mit Prüfsumme abschließen. Erst dann gilt das Dokument als abgelegt.
Arbeitsvertrag_Sofia_R.pdf
1,8 MB
Kategorie „Vertrag" gewählt · Upload starten
Ablauf & Aufbewahrung im Griff
Nachweise mit Ablaufdatum werden farbig markiert, bevor sie ungültig sind. Und Löschen ist kein Knopf, sondern eine geprüfte Entscheidung mit festen Regeln.
Steuerrelevant · Aufbewahrung bis 31.12.2031
Eine Akte, die ablegt und aufpasst
Links steht, was in der Akte gepflegt wird. Rechts, was die Akte von selbst tut.
Stammdaten & Kontakt
Person, Adresse, Notfallkontakt, Bankverbindung — vollständig und an einer Stelle.
Lohn & Steuer
Steuerklasse, SV-Nummer, Krankenkasse, Kostenstelle — fertig für die Lohnabrechnung.
Ausstattungs-Register
SIM, Fahrzeug, Laptop und Peripherie mit Seriennummer — wer hat was.
Dokumententresor
Privater Speicher, Prüfsumme als GoBD-Nachweis, Abruf nur über 60-Sekunden-Links.
Ablaufüberwachung
Amber ab 30 Tagen Restlaufzeit, rot bei Ablauf — bevor der Nachweis ungültig ist.
Zugriffsprotokoll
Jedes Ansehen, Herunterladen und Löschen wird mitgeschrieben — im Audit-Trail.
Verknüpft mit dem Dienstplan
Wochenstunden, Ruhezeit, Präferenzen und Geofence fließen in die Auto-Planung.
Export für die Lohnabrechnung
Personalnummer, Kostenstelle, Steuer- und SV-Angaben gehen als CSV, PDF oder DATEV weiter.
Warum die Zettel-Personalakte 2026 zum Risiko wird
Personenbezogene Daten müssen zugriffsbeschränkt gespeichert und wieder gelöscht werden, steuerrelevante Dokumente dagegen fristgerecht aufbewahrt. Ein Aktenordner kann beides nicht belegen: Er weiß nicht, wer hineingesehen hat, und er meldet keine ablaufenden Nachweise. Eine elektronische Akte schreibt genau das mit — und macht die Auskunft im Prüfungsfall zur Sache von Minuten.
Personalakte für jede Branche
Jede Branche hat ihre Pflichtnachweise — die Akte kennt sie und meldet, wenn einer abläuft.
Pflege
Qualifikationsnachweise, Erste-Hilfe und Gesundheitszeugnisse haben Laufzeiten. Die Akte markiert sie, bevor der Dienstplan darauf baut.
Personalakte für die Pflege →Gastronomie
Hygieneschulung und Gesundheitsbelehrung gehören zu jeder Akte, Aushilfen wechseln häufig. Anlegen, hochladen, fertig.
Personalakte für die Gastronomie →Beauty & Wellness
Ausbildungsnachweise, Zertifikate für Behandlungen und Minijob-Unterlagen liegen sonst verstreut. Hier gehören sie zur Akte.
Personalakte für Beauty & Wellness →Hotels
Viele Abteilungen, viele Verträge, saisonale Kräfte. Kostenstelle und Arbeitsstätte stehen in der Akte und sortieren die Auswertung.
Personalakte für Hotels →Mode & Einzelhandel
Teilzeit, Minijob, Werkstudent — jede Vertragsart bringt eigene Unterlagen mit. Die Akte hält Vertrag und Lohnangaben zusammen.
Personalakte für Mode & Einzelhandel →Bau & Handwerk
Führerschein, Sicherheitsunterweisung und ausgegebene Fahrzeuge oder Werkzeuge stehen mit Kennzeichen und Seriennummer in der Akte.
Personalakte für Bau & Handwerk →Was unsere Kunden sagen
Sieben Fragen an jede Personalakten-Software
An diesen Punkten zeigt sich, ob die Akte im Alltag und in der Prüfung trägt. Frag sie ruhig auch uns.
- 1Liegen die Daten auf Servern in Deutschland, gibt es einen AV-Vertrag?
- 2Werden Dokumente verschlüsselt und Zugriffe protokolliert?
- 3Sind Aufbewahrungsfristen und rechtlicher Hold abgebildet?
- 4Warnt das System vor ablaufenden Nachweisen?
- 5Können Mitarbeiter nur ihre freigegebenen Dokumente sehen?
- 6Lässt sich die Akte mit Dienstplan und Lohn verbinden — oder ist sie eine Insel?
- 7Wie schnell ist die Akte startklar, inklusive Import?
PlanState beantwortet alle sieben Fragen mit Ja.
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PlanState vs. Aktenordner & Excel
Aktenordner & Excel
So wie immer
PlanState
Alles in einer Plattform
Was du wissen willst
Häufige Fragen zum Thema „digitale Personalakte" und unsere Antworten.
Eine digitale Personalakte bündelt alle Daten und Dokumente eines Mitarbeiters — Stammdaten, Vertrag, Lohnangaben, Nachweise, Ausstattung — an einem sicheren, zugriffsbeschränkten Ort statt in Aktenordnern und Excel-Listen.
Ja. In PlanState liegen die Daten auf Servern in Deutschland, jeder Zugriff wird protokolliert, Dokumente werden verschlüsselt abgelegt und nur über kurzlebige, geschützte Links ausgeliefert; ein AV-Vertrag steht bereit.
Die GoBD verlangt, dass steuerrelevante Dokumente unveränderbar und über gesetzliche Fristen aufbewahrbar sind. PlanState hinterlegt zu jedem Dokument eine Prüfsumme, erzwingt Aufbewahrungsfristen und schützt vor vorzeitigem Löschen.
Ja, sofern die Dokumentkategorie das erlaubt. Über Kategorien steuerst du pro Dokumententyp, wer sehen und hochladen darf.
Die Personalakte kennzeichnet ablaufende Dokumente (z. B. Führerschein, Erste-Hilfe) farbig — amber ab 30 Tagen Restlaufzeit, rot bei Ablauf.
Dokumente unterliegen weiterhin der Aufbewahrungspflicht und lassen sich erst nach Ablauf der Frist löschen; ein rechtlicher Hold kann das Löschen zusätzlich sperren.
Personalakte, Dienstplan, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Recruiting laufen in einer Plattform — die Personalakte ist die gemeinsame Datenbasis.