Einmal einrichten
Schichtvorlagen anlegen — Früh, Spät, Nacht mit der benötigten Besetzung je Schicht —, Arbeitstage festlegen, Verfügbarkeiten und Wünsche des Teams erfassen.
SchichtvorlagenArbeitstageVerfügbarkeiten
KI-Dienstplanung · ArbZG-sicher · Mobil
Dienstplan-Software, die den Plan macht — nicht du.
Die KI erstellt lückenlose, ArbZG-konforme Dienstpläne in Sekunden. Du gibst nur noch frei.
- DSGVO-konform
- Server in Deutschland
- DATEV-Export
- 30 Sekunden
- für den kompletten Monatsplan
- 6 Stunden
- pro Woche gespart
- ArbZG
- Ruhezeiten automatisch geprüft
Das Wichtigste in 30 Sekunden
Kurz gesagt: PlanState plant, du prüfst.
- Die Auto-Planung füllt den kompletten Wochenplan auf einen Klick — du prüfst und gibst frei.
- 11 h Ruhezeit, max. 10 h pro Tag, max. 6 Tage in Folge — hart geprüft nach ArbZG.
- Fällt jemand aus, erkennt das System die Lücke und schlägt passenden Ersatz vor.
- Im Core-Tarif ab 8 € pro Mitarbeiter/Monat bei jährlicher Zahlung, Mindestrechnung 39 € pro Monat, keine Einrichtungsgebühr.
- Mitarbeiter-App mit Wünschen, Schichttausch und Push · DSGVO, Server in Deutschland, DATEV-Export.
Das Problem
Der Dienstplan frisst den Sonntag.
Excel-Tabelle, WhatsApp-Gruppe, Zettel an der Pinnwand — und trotzdem fehlt Montag früh jemand. So sieht der Unterschied aus.
Ohne PlanState
- 4–6 Stunden Planung pro Woche, meist am Wochenende
- Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit von Hand nachrechnen
- Änderungen per WhatsApp — niemand kennt die aktuelle Version
- Krankmeldung Montag früh = Telefonkette
2 offene Schichten
Mit PlanState
- Ganze Woche auf einen Klick — die Auto-Planung macht den Vorschlag
- Ruhezeit, Tageshöchstarbeitszeit und Arbeitstage-Folge werden blockiert, wenn sie reißen
- Eine Version für alle — Änderungen sind sofort in der App sichtbar
- Ausfall genehmigt? Die Lücke wird gemeldet, Ersatzvorschläge stehen bereit
Vorschau geprüft · Lücken markiert
Grundlagen
Was ist KI-Dienstplanung?
KI-Dienstplanung bedeutet, dass eine Software den Dienstplan nicht nur verwaltet, sondern selbst erstellt. Statt Schicht für Schicht per Hand zu besetzen, hinterlegst du einmal die Rahmenbedingungen deines Betriebs: welche Schichten es gibt, wie viele Mitarbeiter pro Schicht gebraucht werden, an welchen Tagen gearbeitet wird, wer wann verfügbar ist. Die KI rechnet daraus einen vollständigen Plan — und berücksichtigt dabei alle Regeln, die sonst im Kopf des Planers liegen.
Der Unterschied zur klassischen Schichtplanung in Excel ist grundlegend. Eine Tabelle ist ein leeres Blatt mit Rechenfunktion: Sie prüft nicht, ob zwischen Spätschicht und Frühschicht elf Stunden Ruhezeit liegen, sie warnt nicht, wenn jemand den siebten Tag in Folge arbeitet, und sie merkt nicht, wenn am Donnerstag niemand eingeplant ist. Bei automatischer Dienstplanung sind diese Prüfungen Teil des Systems — die Regeln des ArbZG laufen bei jedem Vorschlag automatisch mit.
Wichtig: KI-Planung heißt nicht, dass die Software allein entscheidet. Sie liefert einen Vorschlag, du behältst die Kontrolle. Die KI macht deine Arbeit — du musst nur noch bestätigen. Damit verschiebt sich der Aufwand von „Plan bauen“ zu „Plan prüfen“, und genau darin liegt die Zeitersparnis: aus einem halben Wochenende werden ein paar Minuten am Bildschirm. Das Setup kostet dich einmalig etwa eine halbe Stunde — danach steht ein neuer Plan in wenigen Sekunden.
Dienstplan · Samstag
Kundenfrequenz
09–1111–1313–1616–1818–20
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Beratung
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Klicke auf „Automatisch planen“
So funktioniert’s
Wie die KI plant — in drei Schritten
Du gibst die Rahmenbedingungen vor — PlanState füllt den ganzen Plan auf einen Klick, du prüfst und gibst frei.
Auto-Planung auf Knopfdruck
Im Dialog „KI Auto-Planung“ Zeitraum und Vorlagen wählen, ein Ziel setzen — und PlanState erzeugt die komplette Belegungs-Vorschau für die ganze Woche. Jede Zuweisung trägt einen Eignungs-Score.
ausgewogennach Wünschenkostenoptimiert
Prüfen & freigeben
Du siehst die Vorschau inklusive offener Lücken, wenn niemand Passendes verfügbar war, passt an und gibst frei. Erst dann wird der Plan aktiv und ans Team veröffentlicht.
anpassenfreigebenveröffentlichen
Regelprüfung
Hart geprüft — Verstöße werden blockiert
Jede Zuweisung läuft durch dieselben Prüfungen, egal ob sie von der KI oder von dir kommt.
§ 5 ArbZG · 11 h Ruhezeit
§ 3 ArbZG · max. 10 h / Tag
max. 6 Arbeitstage in Folge
keine Überschneidungen
genehmigte Abwesenheiten
Verfügbarkeits-Fenster
Eignungs-Score 0–100
Wer eine Schicht bekommt, entscheidet die Rangfolge aus vier Faktoren.
Verfügbarkeitgeleistete vs. vertragliche WochenstundenWünscheNacht-, Wochenend- & Feiertags-Bereitschaft
Im laufenden Betrieb
Krankmeldung und Schichttausch — ohne Telefonkette
Krankheit, Sonderwünsche oder anderweitige spontane Anpassungen – Pläne können sich schnell ändern. Für die zwei häufigsten Störungen hat PlanState einen festen Ablauf.
Ausfall & Nachbesetzung
Ist eine Abwesenheit genehmigt, wird die Person nicht mehr eingeplant. Die entstehende Lücke in bereits geplanten Schichten erkennt das System selbst und meldet sie der Leitung.
Lücke: Di, SpätdienstLena krankgemeldet
Vorgeschlagener ErsatzSchichttausch mit Freigabe
Mitarbeiter regeln den Tausch untereinander, die Leitung genehmigt. Beim Genehmigen prüft das System die Arbeitszeit-Regeln für beide Seiten — erst dann werden die Schichten getauscht.
angefragtangenommen
Jonas gibt ab
Sa, Frühdienst
Nadja nimmt an
Sa, Frühdienst
Arbeitszeit-Check für beide bestanden
Funktionen
Alles, was der Dienstplan braucht
Gut zu wissen
Warum KI-Planung 2026 zum Standard wird
Der Fachkräftemangel macht jede Schicht wertvoller, gleichzeitig steigen die Anforderungen an Dokumentation und Arbeitszeitrecht. Manuelle Planung kommt an ihre Grenze, sobald Qualifikationen, Wünsche und Ruhezeiten gleichzeitig stimmen müssen. Genau diese Kombinatorik löst eine KI in Sekunden — und der Betrieb bekommt zurück, was am knappsten ist: Zeit der Führungskraft.
Branchen
Dienstplanung ist in jeder Branche anders
Pflege
Nacht- und Wechseldienste erzeugen enge Ruhezeitfenster, und die Besetzung muss in jeder Schicht stehen. PlanState prüft die elf Stunden Ruhezeit und die Tageshöchstarbeitszeit bei jeder Zuweisung und markiert die Schicht, sobald niemand Passendes verfügbar ist.
Dienstplan für die Pflege →Gastronomie
Freitagabend braucht doppelt so viel Personal wie Dienstagmittag, und kurzfristige Ausfälle sind Alltag. Die Auto-Planung plant entlang deiner Stoßzeiten und schlägt bei einer Absage sofort verfügbare Ersatzkräfte vor — inklusive Push an alle, die einspringen könnten.
Dienstplan für die Gastronomie →Hotels
Rezeption, Housekeeping und Frühstück laufen nach unterschiedlichen Rhythmen, dazu kommen Nachtdienste und Saisonspitzen. PlanState plant jede Abteilung mit eigener Schichtvorlage und hält die Ruhezeit auch bei Spät-auf-Früh ein.
Dienstplan für Hotels →Mode & Einzelhandel
Öffnungszeiten geben den Rahmen, Teilzeit- und Aushilfsverträge die Feinheiten. Der Eignungs-Score rechnet geleistete gegen vertragliche Wochenstunden, sodass die Fläche besetzt ist, ohne dass jemand über sein Soll läuft.
Dienstplan für Mode & Einzelhandel →Beauty & Wellness
Termine bestimmen die Besetzung, und Ausfälle treffen sofort die Auslastung. Die Auto-Planung verteilt die Schichten entlang der Öffnungszeiten, Wünsche fließen in den Eignungs-Score ein, und offene Schichten kann das Team selbst übernehmen.
Dienstplan für Beauty & Wellness →Bau & Handwerk
Nicht Schichten, sondern Baustellen bestimmen den Tag. Kolonnen werden Projekten zugeordnet, Fahrzeiten und Gewerke müssen zusammenpassen. PlanState plant die Zuordnung und macht sichtbar, wer morgen wo gebraucht wird.
Dienstplan für Bau & Handwerk →Stimmen
Was unsere Kunden sagen
Kaufberatung
Worauf du bei einer Dienstplan-Software achten solltest
Sieben Punkte, die im Alltag den Unterschied machen — unabhängig davon, für welchen Anbieter du dich entscheidest.
- Regelprüfung, die Verstöße blockiert statt nur anzeigt
- Mitarbeiter-App mit Tausch und offenen Schichten, nicht nur PDF-Aushang
- Zeiterfassung, die direkt am Plan hängt
- DATEV-Export für die Lohnvorbereitung
- Server in Deutschland, DSGVO-konform, AV-Vertrag
- Faire Preise ohne Einrichtungsgebühr
- Einführung in Tagen, nicht in Monaten
Preis
Transparent ab 4 € pro Mitarbeiter bei jährlicher Zahlung
inkl. Dienstplanung, Abwesenheiten und Mitarbeiter-App
Keine Einrichtungsgebühr
Support inklusive
Keine Kreditkarte für den Test
Beispielrechnung
12 Mitarbeiter48 € / Monat
25 Mitarbeiter100 € / Monat
50 Mitarbeiter190 € / Monat
100 Mitarbeiter360 € / Monat
Alle Preise netto. Mengenrabatte sind eingerechnet.
Der Vergleich
PlanState vs. „So wie immer“
Excel & Insel
So wie immer
Auto-Planung für die ganze WocheNein
ArbZG-Regeln blockieren VerstößeNein
Mitarbeiter-App inklusiveNein
EinführungsdauerManuell
KostenKeine zusätzliche Lizenz, dafür viel Zeit
Server in DeutschlandJe nach Tool
PlanState
Alles in einer Plattform
Auto-Planung für die ganze WocheJa
ArbZG-Regeln blockieren VerstößeJa
Mitarbeiter-App inklusiveJa
EinführungsdauerTage
Kostenab 8 € / MA (Core)
Server in DeutschlandJa
Häufige Fragen
Was du wissen willst
Fehlt eine Frage? Schreib uns — wir antworten werktags innerhalb eines Tages.
PlanState kostet ab 4 € pro Mitarbeiter und Monat bei jährlicher Zahlung, 5 € bei monatlicher Zahlung; die Mindestrechnung liegt bei 39 € pro Monat. Das ist der Start-Tarif mit Dienstplanung, Abwesenheiten und Mitarbeiter-App; die KI-Auto-Planung ist ab dem Core-Tarif enthalten, ab 8 € pro Mitarbeiter und Monat. Es gibt keine Einrichtungsgebühr, und Support werktags ist inklusive. Alle vier Tarife stehen offen auf der Preisseite — dort rechnest du deinen Monatspreis mit deiner Teamgröße aus, Mengenrabatte schon eingerechnet.
PlanState prüft bei jeder Zuweisung die Kernregeln des Arbeitszeitgesetzes: mindestens 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Schichten (§ 5 ArbZG), höchstens 10 Stunden Arbeitszeit pro Tag (§ 3 ArbZG) und maximal 6 Arbeitstage in Folge. Dazu kommen Überschneidungen, genehmigte Abwesenheiten und die hinterlegten Verfügbarkeits-Fenster. Verstöße werden blockiert, nicht nur angezeigt — egal ob die Zuweisung von der KI oder von dir kommt.
Die Ersteinrichtung dauert etwa eine halbe Stunde: Du legst deine Schichtvorlagen an, definierst die Arbeitstage und erfasst die Verfügbarkeiten deines Teams. Danach steht ein vollständiger Plan in wenigen Sekunden. In der Regel ist ein Betrieb an einem Tag startklar — nicht in Wochen.
Ja. Dein Team trägt Verfügbarkeiten, Wunschschichten und Abwesenheiten selbst in der App ein. Die Auto-Planung rechnet sie in den Eignungs-Score ein, sodass Wünsche berücksichtigt werden, ohne dass Ruhezeiten oder die Mindestbesetzung darunter leiden. Du behältst die Freigabe.
Ja. Jede:r Mitarbeitende hat eine eigene App mit dem persönlichen Dienstplan, Push-Benachrichtigungen bei Veröffentlichung, Schichttausch und Ausfall, sowie der Möglichkeit, offene Schichten selbst zu übernehmen und Wünsche einzutragen.
Ja. Zeiterfassung, Dienstplan und Lohnvorbereitung laufen in einer Oberfläche: Kommen- und Gehen-Zeiten hängen direkt am Plan, Zuschläge werden automatisch berechnet und als Buchungsstapel-CSV für DATEV exportiert.