Das Wichtigste in Kürze
Die digitale Personalakte ist zulässig, wenn Integrität, Zugriffskontrolle und Protokollierung stimmen. Es gibt keine Einheitsfrist: Lohnbelege sind seit 2025 acht Jahre aufzubewahren, das Lohnkonto sechs Jahre. Was keinen Aufbewahrungsgrund mehr hat, ist zu löschen.
Was in die Personalakte gehört – und was nicht
In die Personalakte gehören Unterlagen mit sachlichem Bezug zum Arbeitsverhältnis: Vertrag, Zeugnisse, Lohnunterlagen, Abmahnungen. Nicht hinein gehören Daten ohne Bezug – etwa Angaben zu Gesundheit oder Weltanschauung, soweit sie nicht erforderlich sind.
Gesundheitsdaten und BEM getrennt führen
Gesundheitsdaten sind besonders geschützt (Art. 9 DSGVO). Bei gesetzlich Versicherten rufst du die Arbeitsunfähigkeit seit 2023 elektronisch bei der Krankenkasse ab – ohne Diagnose. In die Akte gehört nur der Zeitraum. Unterlagen aus dem betrieblichen Eingliederungsmanagement (§ 167 Abs. 2 SGB IX) führst du separat mit engerem Zugriff; in der Personalakte steht nur, dass es angeboten wurde.
Papier oder digital?
Die digitale Personalakte ist rechtlich zulässig und in der Praxis der Standard. Die Anforderungen: Die Integrität der Dokumente muss gewahrt sein, der Zugriff ist auf Berechtigte zu beschränken, und Änderungen sollten protokolliert werden. Ein revisionssicheres Ablagekonzept ist Pflichtprogramm.
Nachweisgesetz: Textform mit Ausnahmen
Seit 2025 darfst du die wesentlichen Arbeitsbedingungen auch in Textform schicken, etwa per E-Mail – wenn das Dokument speicher- und ausdruckbar ist und du einen Empfangsnachweis anforderst (§ 2 Abs. 1 NachwG). Nicht in Branchen nach § 2a SchwarzArbG wie Bau, Gastronomie oder Friseur: Dort bleibt es beim unterschriebenen Papier. Kündigung und Aufhebungsvertrag brauchen ohnehin die Schriftform (§ 623 BGB).
Aufbewahrungsfristen auf einen Blick
Fristen & Datenschutz (Deutschland)
- Lohn- und Buchungsbelege: seit 2025 acht Jahre (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz, § 147 AO / § 257 HGB).
- Lohnkonto: sechs Jahre (§ 41 EStG).
- Arbeitszeitnachweise: mindestens zwei Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 MiLoG).
- Datenschutz: DSGVO und § 26 BDSG; löschen, sobald kein Aufbewahrungsgrund mehr besteht (Art. 17 DSGVO).
- Einsichtsrecht: Beschäftigte dürfen ihre Personalakte einsehen (§ 83 BetrVG).
Zugriff, Auskunft und Löschkonzept
Drei Dinge machen die Akte datenschutzkonform: ein enges Rechtekonzept (nur wer die Daten braucht, sieht sie), die Fähigkeit, einer Auskunftsanfrage nach Art. 15 DSGVO nachzukommen, und ein dokumentiertes Löschkonzept, das Fristen automatisch überwacht.
Beispiel: Ein Pflegedienst mit 25 Mitarbeitenden vergibt drei Rollen. Die Inhaberin sieht alles, die Pflegedienstleitung Verträge und Qualifikationen, das Steuerbüro nur die Lohnunterlagen.
Auskunft: ein Monat Frist
Auf eine Auskunftsanfrage antwortest du innerhalb eines Monats; bei komplexen Anfragen ist eine begründete Verlängerung um zwei Monate möglich (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Die Person hat Anspruch auf eine Kopie ihrer Daten.
Löschkonzept beim Austritt
Beim Austritt hat jede Unterlagenart ihre eigene Frist. Beispiel: letzte Lohnzahlung im Juni 2026. Das Lohnkonto bleibt bis Ende 2032, Buchungsbelege aus 2026 bis Ende 2034. Unterlagen ohne eigene Frist löschst du, sobald du sie nicht mehr brauchst.
Einsichtsrecht der Beschäftigten
Beschäftigte haben das Recht, ihre Personalakte einzusehen (§ 83 BetrVG) und Erklärungen hinzufügen zu lassen. Eine digitale Akte macht das einfach – mit kontrolliertem, protokolliertem Zugriff.
Umstellung von Papier: so gehst du vor
- 1Bestand sichten und aussortieren, was längst gelöscht sein müsste.
- 2Ablagestruktur festlegen: Vertrag, Lohn, Zeiten, Qualifikationen.
- 3Mit festem, schriftlich beschriebenem Ablauf scannen.
- 4Schriftform-Originale wie Kündigungen weiter aufbewahren.
Checkliste Einführung
- Rechtekonzept: wer darf was sehen und ändern?
- Aufbewahrungsfristen je Unterlagentyp hinterlegt?
- Löschkonzept mit automatischer Fristenüberwachung?
- Auskunfts- und Einsichtsrecht technisch abbildbar?
- Gesundheits- und BEM-Unterlagen getrennt?