Datenschutzerklärung

a) Bereitstellung der Software PlanState

Zweck der Datenverarbeitung ist die Durchführung des Vertrages mit Ihnen sowie die Bereitstellung der PlanState-Plattform. Im Rahmen der Software werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• Stammdaten der Mitarbeitenden (Vor- und Nachname, Kontaktdaten, Funktion/Rolle)
• Arbeitszeit- und Schichtdaten (geplante und geleistete Arbeitszeiten, Schichtzuweisungen, Überstunden)
• Zeiterfassungsdaten (Ein- und Ausstempelungen inkl. Zeitstempel und ggf. Standortdaten)
• Abwesenheits- und Urlaubsdaten
• Lohnbuchhaltungsrelevante Daten (Zuschläge, Sondervergütungen, soweit für die Abrechnung erforderlich)
• Zugangsdaten und Nutzerrollen (zur Steuerung von Berechtigungen innerhalb der Plattform)

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung der betroffenen Person, soweit erforderlich
• Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG – Verarbeitung im Beschäftigungskontext

b) Hinweis zur Auftragsverarbeitung

Sofern unsere Kunden (Unternehmen) PlanState zur Verwaltung ihrer Mitarbeiterdaten einsetzen, handeln wir als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. In diesem Fall ist der jeweilige Kunde das datenschutzrechtlich Verantwortliche für die Verarbeitung der Mitarbeiterdaten. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich gemäß den Weisungen unserer Kunden. Die näheren Regelungen sind im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) festgelegt, den wir mit jedem Kunden abschließen.

c) Unsere Website

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Browser automatisch Informationen an unseren Server übermittelt und temporär in Logfiles gespeichert. Folgende Daten werden dabei erfasst:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Referrer-URL (Website, von der aus der Zugriff erfolgte)
• Verwendeter Browser sowie Betriebssystem
• Name des Access-Providers

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

d) Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns über ein Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihre angegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Nachricht) zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sofern die Kontaktanfrage nicht zu einem Vertragsabschluss führt, werden Ihre Daten nach Erledigung der Anfrage, spätestens nach zwei Wochen, gelöscht.

e) Demo-Anfragen und Registrierung

Wenn Sie eine Demo von PlanState anfordern oder sich registrieren, verarbeiten wir:

• Name und Vorname
• E-Mail-Adresse
• Unternehmen / Einrichtung
• Telefonnummer (optional)
• Angaben zu Ihrem Unternehmen (z. B. Anzahl der Mitarbeitenden, Branche)

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung bzw. -erfüllung).

f) Cookies

Unsere Website verwendet Cookies – kleine Datensätze, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Wir setzen folgende Cookie-Kategorien ein:

• Technisch notwendige Cookies: Für den Betrieb der Website und der Plattform zwingend erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Funktionale Cookies: Ermöglichen erweiterte Funktionen und Komfort-Einstellungen (z. B. Sprachauswahl). Sie werden nur mit Ihrer Einwilligung gesetzt.
• Analyse-Cookies: Zur Auswertung der Website-Nutzung, nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG).
• Marketing-Cookies: Werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gesetzt. Sie ermöglichen die Messung des Erfolgs unserer Werbeanzeigen (Conversion-Tracking) sowie interessenbasierte Werbung (Remarketing). Hierzu zählen die von Google Ads gesetzten Cookies (_gcl_*, _gac_*).

Sie können Ihre Einwilligung für nicht notwendige Cookies jederzeit widerrufen. Sie haben die Möglichkeit, Ihren Browser so zu konfigurieren, dass Cookies generell abgelehnt werden. Bitte beachten Sie, dass dies die Funktionalität der Plattform einschränken kann.

g) Standortverifizierung bei der Zeiterfassung (optional)

Arbeitgeber können in PlanState eine Standortprüfung für die Zeiterfassung aktivieren — je Organisation und zusätzlich je beschäftigter Person. Ist die Prüfung aktiv, erhebt PlanState beim Ein- und beim Ausstempeln einmalig die GPS-Position des verwendeten Geräts (Breiten-/Längengrad und Genauigkeitswert), nachdem der Browser die Standortfreigabe abgefragt hat. Die Erhebung erfolgt ausschließlich im Moment des Stempelvorgangs; eine fortlaufende oder wiederkehrende Ortung findet nicht statt, Bewegungsprofile werden nicht erstellt.

Beim Einstempeln wird eine erfasste Position serverseitig mit dem hinterlegten Arbeitsort verglichen (Distanzberechnung). Wird die Prüfung durchgeführt, wird mit dem Zeiteintrag das Prüfergebnis gespeichert: „Am Standort", „Außerhalb", „GPS verweigert" (wenn die Standortfreigabe abgelehnt wurde) oder „GPS nicht verfügbar" (wenn keine Position ermittelt werden konnte oder die Position für eine eindeutige Zuordnung nicht genau genug war). Das Prüfergebnis ist für die beschäftigte Person und für berechtigte Rollen im Stundenzettel sichtbar. Die berechnete Distanz wird nur gespeichert, wenn eine Position erfasst wurde. Beim Ausstempeln wird die Position lediglich erfasst und gespeichert, aber nicht mit dem Arbeitsort abgeglichen; ein Prüfergebnis und ein Distanzwert entstehen dabei nicht. Die Roh-Koordinaten beider Vorgänge werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Wird ein Einstempelversuch durch die Prüfung abgelehnt, wird kein Zeiteintrag erstellt; es werden weder Koordinaten noch ein Prüfergebnis gespeichert.

Die Verarbeitung der GPS-Koordinaten erfolgt ausschließlich innerhalb der Infrastruktur unseres Hosting-Auftragsverarbeiters (Supabase, Rechenzentrumsregion Frankfurt am Main); sie werden nicht an weitere Dienste übermittelt. Karten- und Geokodierungsdienste verarbeiten ausschließlich die vom Arbeitgeber eingegebenen Adressen von Arbeitsorten, niemals Positionsdaten von Beschäftigten.

Über die Aktivierung entscheidet der jeweilige Arbeitgeber als Verantwortlicher; PlanState verarbeitet diese Daten in dessen Auftrag (Art. 28 DSGVO, siehe Auftragsverarbeitungsvertrag). Rechtsgrundlage im Beschäftigungsverhältnis ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit dem jeweils anwendbaren nationalen Beschäftigtendatenschutzrecht (für deutsche Kunden § 26 Abs. 1 BDSG, für dänische Kunden § 12 des dänischen Datenschutzgesetzes). Besteht ein Betriebsrat, sind dessen Mitbestimmungsrechte zu beachten; Hinweise dafür stellen wir im Hilfebereich bereit.

Für Organisationen mit Sitz in Italien ist die Standortprüfung aufgrund besonderer gesetzlicher Anforderungen deaktiviert.