Zeiterfassung-Software, die dein Team wirklich nutzt.
Dein Team stempelt per Smartphone ein — Pausen und Überstunden werden automatisch berechnet.
- DSGVO-konform
- Server in Deutschland
- DATEV-Export
- Ein Klick
- jeweils für Kommen, Pause und Gehen
- 100% mobil
- keine Hardware, keine Chipkarten
- BAG 2022
- Aufzeichnungspflicht erfüllt
Kurz gesagt: Das Team stempelt, PlanState rechnet.
- Kommen, Pause, Gehen — jeweils ein Tipp in der App oder im Browser.
- Pausen werden abgezogen, Überstunden laufen aufs Stundenkonto — ohne Nachrechnen.
- Beginn, Ende und Dauer sind dokumentiert — genau das verlangt das BAG-Urteil von 2022.
- Export als CSV, PDF oder DATEV-Buchungsstapel für die Lohnvorbereitung.
- Ab 4 € pro Mitarbeiter/Monat, ab 5 Nutzern · DSGVO, Server in Deutschland, GPS-Check optional.
Zeiterfassung kann sehr zeitraubend sein
Zettel in der Schublade, eine Excel-Datei auf dem Bürorechner, Korrekturen per WhatsApp. Was fehlt, wird geschätzt — und dann diskutiert.
- 08:15
Stundenzettel einsammeln
Zwei Blätter fehlen, eines ist unlesbar, eines liegt noch im Auto.
- 10:40
Pausen von Hand abziehen
Excel rechnet, was jemand eingetippt hat — nicht, was tatsächlich war.
- 13:20
Nachfragen im Team
„Wann warst du am 14. da?" — sechs Nachrichten, drei Antworten.
- 16:05
Mehrere Tage ohne Nachweis
Stunden werden geschätzt. Im Streitfall steht Aussage gegen Aussage.
für denselben Monatsabschluss — prüfen, freigeben, exportieren.
- Erfassung im Moment des Arbeitsbeginns, per Tipp
- Pausen und Überstunden rechnen automatisch
- Export als CSV, PDF oder DATEV-Buchungsstapel
- Jede Änderung revisionssicher protokolliert
Alles, was die Zeiterfassung braucht
Mobile Stempeluhr
Ein- und ausstempeln per App oder Browser — kein Terminal, keine Chipkarten, keine Anschaffung. Wer arbeitet, tippt einmal; alles andere passiert im Hintergrund.
Pausen & Überstunden
Pausen werden abgezogen, Mehrarbeit läuft aufs Stundenkonto — ohne Nachrechnen.
Soll-Ist-Abgleich
Geplante und erfasste Zeiten nebeneinander, Abweichungen sofort sichtbar.
Abwesenheiten integriert
Urlaub und Krankheit stehen im gleichen Kalender wie die erfassten Stunden.
GPS-Check
optionalStempeln nur innerhalb des Geofence. Standardmäßig aus.
Revisionssichere Korrekturen
Nachträge laufen über Freigabe, jede Änderung bleibt protokolliert.
Am Dienstplan verankert
Erfasste Zeiten hängen an der geplanten Schicht — eine Datenbasis für beides.
Übersicht & Export für die Lohnabrechnung
Auswertung pro Person, Woche oder Monat — als CSV, PDF oder DATEV-Buchungsstapel, fertig für die Lohnabrechnung.
Korrekturen und Lohnvorbereitung — ohne Zettelsuche
Vergessenes Ausstempeln und der Monatsabschluss sind die zwei Stellen, an denen Zeiterfassung sonst Arbeit macht. Beide haben in PlanState einen festen Ablauf.
Korrektur mit Protokoll
Wer das Ausstempeln vergisst, meldet die Zeit nach. Die Leitung genehmigt, und jede Änderung bleibt mit Zeitstempel und Person nachvollziehbar protokolliert.
Änderung wird revisionssicher protokolliert
Monatsabschluss & Export
Am Monatsende prüfst du die Auswertung pro Person, gibst sie frei und übergibst sie an die Lohnabrechnung — als CSV, PDF oder DATEV-Buchungsstapel.
Mareike T.
Philipp N.Format wählen, dann freigeben
In drei Schritten zur digitalen Stundenliste
Keine Hardware, kein Terminal an der Wand, keine Schulung.
Team einladen
Mitarbeiter anlegen oder importieren, Einladung verschicken. Die App läuft auf jedem Smartphone, im Browser geht es auch.
Einstempeln mit einem Klick
Kommen, Pause, Gehen — jeweils ein Klick. Optional nur am Arbeitsort, wenn du den Geofence aktivierst.
Stunden fertig fürs Gehalt
Pausen und Überstunden sind gerechnet, Abweichungen sichtbar. Export als CSV, PDF oder DATEV-Buchungsstapel.
Drei Pflichtangaben — automatisch dokumentiert
Jeder Stempelvorgang schreibt die Pflichtangaben mit und prüft dabei die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes.
Quelle: BAG, Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21), im Zusammenspiel mit dem Arbeitszeitgesetz.
Warum analoge Zeiterfassung 2026 zum Risiko wird
Die Aufzeichnungspflicht gilt seit dem BAG-Beschluss unabhängig von der Betriebsgröße, und Prüfungen fragen nicht nach dem guten Willen, sondern nach dem Nachweis. Ein Stundenzettel, der Tage später ausgefüllt wird, ist kein belastbarer Beleg — die digitale Erfassung im Moment des Arbeitsbeginns ist einer. Dazu kommt der praktische Effekt: Was automatisch gerechnet wird, muss am Monatsende nicht mehr verhandelt werden.
Gestempelt wird überall anders
Pflege
Wechseldienste und Übergaben verschieben den Feierabend um Minuten, die am Monatsende zählen. Erfasst wird die tatsächliche Zeit, Pausen und Ruhezeiten prüft PlanState mit.
- Kommt- und Geht-Zeiten mobil auf Station erfasst
- Zuschläge für Nacht und Wochenende automatisch berechnet
Gastronomie
Der Abend endet selten pünktlich, Aushilfen kommen für einzelne Schichten. Gestempelt wird am eigenen Handy, Überstunden landen direkt im Stundenkonto.
- Ein- und Ausstempeln direkt am Tresen per App
- Pausen und Überstunden je Schicht sauber getrennt
Beauty & Wellness
Zwischen Terminen bleibt keine Zeit für Papierkram, Pausen fallen unterschiedlich aus. Ein Tipp beim Kommen und Gehen genügt, die Pausenregel rechnet den Rest.
- Arbeitszeiten je Termin und Mitarbeiter erfasst
- Überstunden und Mehrarbeit transparent ausgewiesen
Hotels
Rezeption, Housekeeping und Frühstück arbeiten in getrennten Rhythmen. Jede Abteilung stempelt mobil, die Auswertung kommt pro Kostenstelle sortiert.
- Abteilungsübergreifend stempeln, ein Zeitkonto pro Kraft
- Nacht- und Sonntagszuschläge automatisch gerechnet
Mode & Einzelhandel
Teilzeit- und Aushilfsverträge bringen viele verschiedene Sollstunden mit. Der Soll-Ist-Abgleich zeigt früh, wer über und wer unter dem Soll liegt.
- Stempeln an jeder Filiale, zentral ausgewertet
- Mehrarbeit und Pausen je Tag korrekt erfasst
Bau & Handwerk
Gearbeitet wird dort, wo das Projekt ist — nicht im Büro mit Terminal. Gestempelt wird auf der Baustelle, optional nur innerhalb des Geofence.
- Zeiten pro Baustelle mobil erfasst
- Fahrzeiten getrennt von der Arbeitszeit gebucht
Weitere Branchen
Ob Handel, Handwerk oder Agentur — deine Leute stempeln überall per App, Pausen und Überstunden laufen automatisch.
- Mobile Zeiterfassung für jede Branche
- Pausen und Zuschläge automatisch berechnet
Ist Zeiterfassung Pflicht?
Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit — nicht nur Überstunden, nicht nur auf Nachfrage.
Wie erfasst wird, schreibt das Urteil nicht vor. Papier ist erlaubt, aber aufwendig und fehleranfällig. Digitale Zeiterfassung erledigt Aufzeichnung, Berechnung und Dokumentation in einem Schritt — und ist im Zweifel nachweisbar. Eine Zeiterfassung Software löst damit zwei Aufgaben gleichzeitig: Sie erfüllt die Aufzeichnungspflicht und ersetzt das Rechnen am Monatsende.
Die mobile Stempeluhr braucht keine Hardware. Wer kommt, tippt auf Einstempeln; Pause und Feierabend genauso. Im Hintergrund laufen Pausenzeiten und Überstunden automatisch aufs Stundenkonto, der Soll-Ist-Abgleich zeigt Abweichungen, bevor sie zur Diskussion werden. Das Einrichten kostet einmalig etwa eine halbe Stunde — danach läuft die Erfassung im Alltag mit.
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Was unsere Kunden sagen
Sieben Fragen, die du jedem Anbieter stellen solltest
Unabhängig davon, für welches System du dich entscheidest — an diesen Punkten zeigt sich im Alltag, ob die Zeiterfassung trägt.
Läuft die Erfassung ohne Hardware — Smartphone und Browser?
Werden Pausen und Überstunden automatisch gerechnet?
Laufen Korrekturen über Freigabe und Protokoll statt Überschreiben?
Gibt es einen DATEV-Export für die Lohnvorbereitung?
Stehen die Server in Deutschland, gibt es einen AV-Vertrag?
Bleibt die Standortprüfung optional statt erzwungen?
Was kostet es wirklich — inklusive Einrichtung und Support?
PlanState beantwortet alle sieben Fragen mit Ja.
Kostenlos prüfen →PlanState vs. „So wie immer"
- Erfassung im Moment des ArbeitsbeginnsSelten
- Pausen & Überstunden automatischNein
- Hardware nötigNein
- Revisionssichere KorrekturenNein
- Lohn-ExportAbtippen
- KostenKeine Lizenzkosten, viel Zeit
- Erfassung im Moment des ArbeitsbeginnsJa
- Pausen & Überstunden automatischJa
- Hardware nötigNein
- Revisionssichere KorrekturenJa
- Lohn-ExportCSV, PDF, DATEV
- Kostenab 4 € / MA
Transparent ab 4 € pro Mitarbeiter
bei jährlicher Zahlung · Mindestrechnung 39 € pro Monat
Alle vier Tarife im Vergleich →Beispielrechnung
Alle Preise netto, bei jährlicher Zahlung.
Was du wissen willst
Häufige Fragen zum Thema „Zeiterfassung-Software" und unsere Antworten.
Die Erfassung der Arbeitszeit ist Pflicht: Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet werden müssen. Die Form ist frei — digital ist nicht vorgeschrieben, aber deutlich einfacher nachzuweisen als Papier.
DSGVO-konform ist eine Zeiterfassung, wenn nur die nötigen Daten erhoben werden, sie sicher gespeichert sind und ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt. Bei PlanState liegen alle Daten auf Servern in Deutschland, der AV-Vertrag steht bereit und die eingesetzten Subprozessoren sind offengelegt.
PlanState startet ab 4 € pro Mitarbeiter und Monat bei jährlicher Zahlung, ab 5 Nutzern, ohne Einrichtungsgebühr. Alle Module sind inklusive — die Zeiterfassung ist Teil der Plattform, nicht ein Aufpreis.
Dein Team stempelt mit dem eigenen Smartphone oder im Browser: Kommen, Pause und Gehen mit einem Tipp. Es braucht keine Stempeluhr an der Wand und keine Chipkarten. Auf Wunsch lässt sich das Stempeln per Geofence auf den Arbeitsort begrenzen.
Ja. Pausen werden nach deinen Regeln abgezogen, Mehrarbeit läuft aufs Stundenkonto. Der Soll-Ist-Abgleich zeigt Abweichungen sofort — Nachrechnen am Monatsende entfällt.
Ja. Die geprüften und freigegebenen Stunden exportierst du pro Person, Woche oder Monat — als CSV, PDF oder DATEV-Buchungsstapel, fertig zur Übergabe an die Lohnabrechnung oder das Steuerbüro.