Allgemeine Geschäftsbedingungen

1.1 Rocktician e. K., Inhaber: Yannick Fetsch, Gernotstr. 10, 69502 Hemsbach, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Mannheim unter HRA 707668 (nachfolgend „Anbieter"), stellt unter der Bezeichnung „PlanState" eine webbasierte Software-as-a-Service-Lösung für Dienst- und Schichtplanung sowie Personaleinsatzplanung bereit (nachfolgend „Software"), insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen sowie Einrichtungen der Pflege, und erbringt damit verbundene Dienstleistungen (nachfolgend „Services").

1.2 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten zusammen mit dem jeweiligen Auftrags- bzw. Bestellformular (nachfolgend „Auftragsformular") für die Überlassung der Software und die Erbringung der Services (zusammen der „Vertrag"). Für einzelne Services können ergänzende Bedingungen gelten, die dem Kunden vor Vertragsschluss zugänglich gemacht werden und Bestandteil des Vertrages werden.

1.3 Das Angebot des Anbieters richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen.

1.4 Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.

2.1 Die Nutzung der Software setzt die Registrierung eines Kundenkontos voraus (nachfolgend „Account"). Mit der Registrierung gibt der Kunde ein Angebot auf Abschluss eines unentgeltlichen Testvertrages ab. Der Anbieter nimmt dieses Angebot durch Freischaltung des Accounts an.

2.2 Mit der Freischaltung erhält der Kunde das unentgeltliche Recht, die Software für einen Zeitraum von 14 Tagen zu Testzwecken zu nutzen (nachfolgend „Testphase"). Je Unternehmen ist nur eine Testphase zulässig; der Anbieter kann die Testphase nach eigenem Ermessen verlängern. Nach Ablauf der Testphase wird der Account gesperrt, sofern kein entgeltlicher Vertrag zustande kommt.

2.3 Ein entgeltlicher Vertrag kommt zustande, indem der Kunde (a) im Account einen Tarif auswählt, die erforderlichen Vertragsangaben hinterlegt und der Anbieter die Buchung bestätigt, oder (b) ein Auftragsformular des Anbieters in Textform (auch per E-Mail) annimmt.

3.1 Der Anbieter stellt die Software und die Services während der Vertragslaufzeit bereit. Funktionsumfang und Beschreibung ergeben sich aus der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung auf der Website des Anbieters (nachfolgend „Leistungsbeschreibung").

3.2 Funktionen ohne nutzer- oder mengenbezogene Begrenzung können einer angemessenen Nutzung unterliegen, soweit dies erforderlich ist, um Zuverlässigkeit, Verfügbarkeit, Sicherheit und Leistungsfähigkeit des Systems für alle Kunden sicherzustellen.

3.3 Die Software kann Funktionen enthalten, die mithilfe künstlicher Intelligenz Inhalte oder Vorschläge erzeugen, zusammenfassen oder auswerten (nachfolgend „KI-Funktionen"), etwa Planungsvorschläge. Der Anbieter verwendet die in der Software gespeicherten Kundendaten nicht zum Training von KI-Modellen.

3.4 Die Software kann Schnittstellen zu Systemen Dritter anbieten (nachfolgend „Integrationen"). Integrationen, die von Dritten bereitgestellt werden, liegen in deren alleiniger Verantwortung; für sie gelten die Bedingungen des jeweiligen Drittanbieters. Der Kunde muss zur Nutzung des jeweiligen Drittsystems berechtigt sein und trägt im Verhältnis zum Anbieter die Verantwortung für dessen Betrieb und Verfügbarkeit. Der Anbieter kann Integrationen anpassen oder einstellen, insbesondere wenn der Drittanbieter sein System ändert oder einstellt.

3.5 Der Kunde kann während der Laufzeit in einen höherwertigen Tarif wechseln oder die Anzahl der verwalteten Mitarbeiter erhöhen; solche Änderungen werden mit Bestätigung wirksam und anteilig berechnet. Ein Wechsel in einen geringerwertigen Tarif oder eine Reduzierung ist erst zum Ende der jeweiligen Laufzeit unter Einhaltung der Fristen nach Ziffer 7 möglich. Eine (anteilige) Erstattung bereits gezahlter Entgelte erfolgt nicht.

3.6 Der Anbieter ist berechtigt, den Zugang des Kunden zur Software vorübergehend zu sperren, wenn (a) eine Gefährdung der Sicherheit oder Integrität der Software, der Daten des Kunden oder Dritter vorliegt oder ernsthaft zu besorgen ist, oder (b) der Kunde sich mit einem fälligen Entgelt mindestens 30 Tage in Verzug befindet und trotz Mahnung mit Sperrandrohung nicht innerhalb von 5 Tagen vollständig zahlt. Der Anbieter kündigt Sperrungen — soweit möglich und zumutbar — vorab an und informiert über deren Aufhebung.

4.1 Der Anbieter stellt die Software mit einer Verfügbarkeit von 99,5 % im Jahresmittel bereit. Nicht als Ausfallzeiten gelten Zeiten, in denen die Software aufgrund von Umständen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters (z. B. höhere Gewalt, Störungen bei Drittanbietern) nicht erreichbar ist, sowie angekündigte Wartungsarbeiten, die außerhalb der Zeiten Montag bis Freitag, 9:00 bis 18:00 Uhr (MEZ/MESZ), durchgeführt werden.

4.2 Der Support ist Montag bis Freitag von 9:00 bis 17:00 Uhr per E-Mail erreichbar (nachfolgend „Supportzeiten"). Störungsmeldungen außerhalb der Supportzeiten gelten als am nächsten Arbeitstag eingegangen. Der Anbieter reagiert auf Störungsmeldungen in der Regel innerhalb eines Arbeitstages; Störungen, die die Nutzung der Software insgesamt verhindern, werden vorrangig bearbeitet. Verzögerungen, die der Kunde zu vertreten hat (z. B. fehlende Mitwirkung oder verspätete Meldung), werden nicht angerechnet.

4.3 Der Anbieter unterhält Prozesse zur Identifikation, Bewertung und Behebung von Sicherheitslücken der Software nach dem Stand der Technik. Sicherheitskritische Korrekturen werden priorisiert bereitgestellt. Wartungsunterbrechungen zur Behebung von Sicherheitslücken werden nicht auf die Verfügbarkeit nach Ziffer 4.1 angerechnet.

5.1 Die nachfolgenden Pflichten sind wesentliche Vertragspflichten des Kunden und nicht lediglich Nebenpflichten.

5.2 Der Kunde prüft vor Abschluss eines entgeltlichen Vertrages eigenverantwortlich, ob die Software für seine Zwecke und Anforderungen geeignet ist.

5.3 Der Kunde stellt sicher, dass die für ihn handelnden Personen zum Vertragsschluss bevollmächtigt sind. Er benennt einen fachkundigen Ansprechpartner nebst Stellvertretung, der die für die Vertragsdurchführung erforderlichen Entscheidungen treffen oder unverzüglich herbeiführen kann, und teilt Änderungen unverzüglich mit.

5.4 Der Kunde bleibt für die Rechtmäßigkeit der mit der Software erstellten Dienst- und Schichtpläne allein verantwortlich, insbesondere für die Einhaltung arbeitsrechtlicher, tariflicher und regulatorischer Vorgaben (z. B. Arbeitszeitgesetz, Personalbemessungsvorgaben wie § 113c SGB XI). Die Software unterstützt den Kunden bei der Planung; sie ersetzt keine rechtliche oder fachliche Beratung. Ergebnisse der Software, einschließlich der Ausgaben von KI-Funktionen, sind vom Kunden vor ihrer Verwendung eigenverantwortlich zu prüfen; eine Entscheidungsverantwortung des Anbieters wird hierdurch nicht begründet.

5.5 Der Kunde ist für die in der Software verarbeiteten Inhalte und Daten allein verantwortlich. Er nutzt die Software nur im Rahmen des Vertrages und der geltenden Gesetze und verletzt keine Rechte Dritter. Der Kunde informiert den Anbieter unverzüglich in Textform über (i) einen Missbrauch oder Missbrauchsverdacht der Software, (ii) Risiken für Datenschutz oder Datensicherheit im Zusammenhang mit der Software sowie (iii) Risiken für die Leistungserbringung, etwa den Verlust von Zugangsdaten oder einen Angriff auf Systeme.

5.6 Der Kunde sorgt für eine hinreichende Internetverbindung und die Nutzung eines aktuellen, gängigen Browsers und lässt die für die Software erforderlichen funktionalen Cookies zu; für Einschränkungen infolge nicht zugelassener Cookies ist der Anbieter nicht verantwortlich. Der Kunde trifft in seiner Organisation angemessene IT-Sicherheitsmaßnahmen nach dem Stand der Technik, stellt sicher, dass Zugangsdaten nicht weitergegeben werden, und untersagt die Nutzung geteilter Accounts (z. B. Sammelpostfächer).

5.7 Der Kunde ist für die ordnungsgemäße Einrichtung und Verwaltung des Accounts verantwortlich, unabhängig davon, ob der Anbieter ihn hierbei unterstützt. Dies umfasst insbesondere die Migration von Daten, die Konfiguration von Prozessen, die Einrichtung und Prüfung von Integrationen vor dem Produktivbetrieb sowie die Verwaltung von Nutzern, Rollen und Zugriffsrechten.

6.1 Der Anbieter räumt dem Kunden für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht übertragbares Recht zur Nutzung der Software im vertraglich vereinbarten Umfang ein. Für Drittsysteme und Integrationen Dritter gelten die Bestimmungen des jeweiligen Anbieters.

6.2 Der Kunde nutzt die Software ausschließlich für eigene Zwecke und stellt sie Dritten nicht zur Verfügung. Soweit der gebuchte Tarif dies vorsieht, erstreckt sich das Nutzungsrecht auch auf verbundene Unternehmen des Kunden, d. h. Unternehmen, die den Kunden unmittelbar oder mittelbar kontrollieren, von ihm kontrolliert werden oder mit ihm unter gemeinsamer Kontrolle stehen.

6.3 Der Anbieter darf nicht-personenbezogene oder anonymisierte Daten verarbeiten, um die Software fortzuentwickeln und zu verbessern, und darf hierzu in der Software gespeicherte Daten anonymisieren. An solchen nicht-personenbezogenen oder anonymisierten Daten stehen dem Anbieter alle Rechte zu; er darf sie für Entwicklungs-, Diagnose-, Sicherheits- und sonstige Zwecke nutzen.

7.1 Der Kunde kann zwischen einer monatlichen und einer jährlichen Vertragslaufzeit wählen. Für Services gilt die Laufzeit der Software, soweit nichts anderes vereinbart ist.

7.2 Bei monatlicher Laufzeit beträgt die Erstlaufzeit einen Monat; der Vertrag verlängert sich jeweils um einen weiteren Monat, wenn er nicht mit einer Frist von 15 Tagen zum Ende der jeweiligen Laufzeit gekündigt wird.

7.3 Bei jährlicher Laufzeit beträgt die Erstlaufzeit zwölf Monate, sofern im Auftragsformular nichts anderes vereinbart ist; der Vertrag verlängert sich jeweils um weitere zwölf Monate, wenn er nicht mit einer Frist von 90 Tagen zum Ende der jeweiligen Laufzeit gekündigt wird.

7.4 Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

7.5 Kündigungen bedürfen der Textform (auch E-Mail). Mit Wirksamwerden der Kündigung enden alle eingeräumten Nutzungsrechte.

7.6 Nach Vertragsende stellt der Anbieter die in der Software gespeicherten Kundendaten für einen Zeitraum von 30 Tagen zum Selbst-Export in einem gängigen Format bereit. Einschränkungen der Datenverfügbarkeit in diesem Zeitraum sind nur aus technischen Gründen zulässig; der Anbieter informiert den Kunden hierüber unverzüglich in Textform. Nach Ablauf des Zeitraums werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Auf Wunsch bestätigt der Anbieter die Löschung in Textform.

8.1 Es gelten die im Auftragsformular bzw. bei der Buchung ausgewiesenen Entgelte. Die Abrechnung erfolgt je aktivem, in der Software verwalteten Mitarbeiter und Monat, soweit nichts anderes vereinbart ist. Die Zahlung erfolgt per SEPA-Lastschrift oder Kreditkarte; der Anbieter stellt Rechnungen elektronisch bereit.

8.2 Der Abrechnungszeitraum beginnt mit dem im Vertrag genannten Startdatum.

8.3 Soweit im Auftragsformular eine Mindestanzahl an Mitarbeitern vereinbart ist, gilt diese für die gesamte Laufzeit. Werden während eines Abrechnungszeitraums zusätzliche Mitarbeiter hinzugefügt, werden diese anteilig zum vereinbarten Satz berechnet.

8.4 Alle Entgelte verstehen sich zuzüglich der jeweils geltenden Umsatzsteuer. Bei Kunden mit Sitz im EU-Ausland geht die Steuerschuld nach den Regeln des Reverse-Charge-Verfahrens auf den Kunden über; der Kunde teilt dem Anbieter hierfür seine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit. Sonstige Steuern, Abgaben oder Gebühren im Zusammenhang mit Zahlungen trägt der Kunde, ausgenommen Steuern auf das Einkommen des Anbieters.

8.5 Nutzungsabhängige Entgelte (z. B. Kontingente für KI-Funktionen) werden monatlich nachträglich abgerechnet. Bis zum Vertragsende angefallene Nutzung kann auch nach Vertragsende abgerechnet werden; die Zahlungspflicht des Kunden besteht insoweit fort.

8.6 Zur Verlängerung der Laufzeit kann der Anbieter die Entgelte um bis zu fünf Prozent gegenüber der unmittelbar vorangegangenen Laufzeit erhöhen, höchstens jedoch bis zum jeweils aktuellen Listenpreis. Reduziert der Kunde zur Verlängerung den Leistungsumfang oder die Anzahl der Mitarbeiter, gelten die Entgelte gemäß der dann aktuellen Preisliste bzw. dem Auftragsformular.

9.1 Die Ziffern 9.2, 9.4 und 9.6 gelten nur für entgeltlich bereitgestellte Software und Services. Für unentgeltlich bereitgestellte Leistungen (z. B. während der Testphase) haftet der Anbieter für Mängel nur bei arglistigem Verschweigen.

9.2 Der Anbieter stellt die Software frei von Sach- und Rechtsmängeln bereit und erhält sie während der Vertragslaufzeit in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand.

9.3 Der Kunde zeigt Mängel und Störungen unverzüglich nach Kenntnis unter Angabe der Umstände ihres Auftretens an und unterstützt den Anbieter in zumutbarem Umfang bei der Eingrenzung und Behebung.

9.4 Der Anbieter behebt Mängel innerhalb angemessener Frist. Störungen, die die Nutzung der Software insgesamt verhindern und innerhalb der Supportzeiten gemeldet werden, werden vorrangig bearbeitet; auf sonstige Störungen reagiert der Anbieter in der Regel spätestens am nächsten Arbeitstag nach Eingang der Meldung.

9.5 Der Anbieter darf zunächst zumutbare Umgehungslösungen bereitstellen und die eigentliche Ursache nachgelagert beheben.

9.6 Mängelansprüche verjähren innerhalb von zwölf Monaten. Dies gilt nicht für Ansprüche, für die der Anbieter nach Ziffer 10.1 zwingend haftet.

9.7 Die verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters für bereits bei Vertragsschluss vorhandene Mängel nach § 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB ist ausgeschlossen.

10.1 Der Anbieter haftet unbeschränkt nach den gesetzlichen Vorschriften für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, für sonstige Schäden aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung, bei Arglist sowie in Fällen zwingender gesetzlicher Haftung, insbesondere nach dem Produkthaftungsgesetz und im Rahmen ausdrücklich übernommener Garantien.

10.2 Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter im Rahmen entgeltlicher Leistungen nur für Schäden aus der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, d. h. solcher Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf (Kardinalpflichten). In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für einfache Fahrlässigkeit ausgeschlossen, soweit nicht zwingend gehaftet wird.

10.3 Bei unentgeltlichen Leistungen (z. B. während der Testphase) haftet der Anbieter nur für Schäden aus Vorsatz, grober Fahrlässigkeit und Arglist; die Haftung für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit bleibt unberührt.

10.4 Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der Organe, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

11.1 Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, ist der Kunde Verantwortlicher und der Anbieter Auftragsverarbeiter. Die Parteien schließen hierzu den Auftragsverarbeitungsvertrag des Anbieters (abrufbar unter https://planstate.com/dpa) (nachfolgend „AVV"); der AVV ist Bestandteil des Vertrages und geht diesen AGB im Konfliktfall vor.

11.2 Der Kunde stellt sicher, dass für die von ihm in der Software verarbeiteten personenbezogenen Daten — einschließlich etwaiger besonderer Kategorien wie Gesundheitsdaten im Zusammenhang mit Abwesenheiten — die erforderlichen Rechtsgrundlagen vorliegen.

11.3 „Vertrauliche Informationen" sind alle Informationen, gleich in welcher Form, die ihrer Natur nach vertraulich sind oder deren Vertraulichkeit sich für die empfangende Partei aus den Umständen ergibt, einschließlich Produktbeschreibungen, Spezifikationen und Preisen.

11.4 Jede Partei behandelt Vertrauliche Informationen der anderen Partei vertraulich, verwendet sie nur zur Durchführung des Vertrages, schützt sie mit mindestens der gleichen Sorgfalt wie eigene vertrauliche Informationen, jedenfalls aber mit angemessener Sorgfalt, verpflichtet eingesetzte Personen und Auftragnehmer entsprechend und meldet der anderen Partei einen Missbrauch unverzüglich in Textform.

11.5 Die Pflichten nach Ziffer 11.4 gelten nicht für Informationen, die der empfangenden Partei bereits ohne Vertraulichkeitspflicht bekannt waren, ihr von Dritten ohne Verstoß gegen eine Vertraulichkeitspflicht zugänglich gemacht wurden, ohne Verstoß gegen den Vertrag öffentlich sind oder werden, unabhängig und ohne Nutzung Vertraulicher Informationen entwickelt wurden, deren Freigabe in Textform zugestimmt wurde oder die aufgrund einer bindenden gerichtlichen oder behördlichen Anordnung offenzulegen sind; im letzteren Fall informiert die betroffene Partei die andere — soweit rechtlich zulässig — rechtzeitig vorab. Die Pflichten gelten bis zum Wegfall der Vertraulichkeit, längstens jedoch fünf Jahre nach Vertragsende.

12.1 Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern und Regelungen für neu eingeführte Funktionen oder Services ergänzen. Änderungen werden dem Kunden mindestens vier Wochen vor ihrem Wirksamwerden per E-Mail an die hinterlegte Adresse angekündigt. Die Zustimmung des Kunden gilt als erteilt, wenn er nicht innerhalb von zwei Wochen ab Zugang der Ankündigung in Textform widerspricht. In der Ankündigung weist der Anbieter auf die Änderung, das Widerspruchsrecht, die Frist, das Formerfordernis und die Folgen eines Widerspruchs bzw. seines Ausbleibens hin.

12.2 Der Anbieter darf die Software und Services ändern und weiterentwickeln, soweit dies für den Kunden zumutbar ist. Führt eine Änderung zu einer wesentlichen Beeinträchtigung der vom Kunden genutzten Arbeitsabläufe oder der Nutzbarkeit bereits erzeugter Daten, kündigt der Anbieter dies mindestens vier Wochen vor Wirksamwerden in Textform an; Ziffer 12.1 Sätze 3 und 4 gelten entsprechend.

12.3 Unabhängig davon darf der Anbieter die Software und Services ändern, (i) soweit dies zur Einhaltung geltenden Rechts oder behördlicher bzw. gerichtlicher Entscheidungen erforderlich ist, (ii) soweit dies zur Beseitigung von Sicherheitslücken erforderlich ist, (iii) aufgrund wesentlicher Änderungen der Leistungen oder Bedingungen von Drittanbietern, oder (iv) soweit die Änderung überwiegend vorteilhaft für den Kunden ist. Stellt der Anbieter eine gesondert berechnete Zusatzfunktion oder Integration aus diesen Gründen ein, erstattet er bei jährlicher Zahlweise anteilig im Voraus gezahlte Entgelte für diese Funktion.

12.4 Widerspricht der Kunde einer Änderung nach dieser Ziffer 12 form- und fristgerecht, wird die Änderung nicht wirksam und der Vertrag mit dem bisherigen Inhalt fortgesetzt. Der Anbieter kann den Vertrag in diesem Fall außerordentlich mit einer Frist von einem Monat kündigen.

12.5 Im Übrigen bedürfen Änderungen des Vertrages der Vereinbarung beider Parteien in Textform.

13.1 Erklärungen im Zusammenhang mit dem Vertrag bedürfen, soweit nichts anderes bestimmt ist, mindestens der Textform (z. B. E-Mail). Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Formerfordernisses.

13.2 Sollte eine Bestimmung des Vertrages unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt.

13.3 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG). Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertrag ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz des Anbieters.

13.4 Diese Rechtswahl und Gerichtsstandsvereinbarung gilt auch für Kunden mit Sitz außerhalb Deutschlands (z. B. Dänemark, Italien), soweit zwingende Vorschriften nicht entgegenstehen. Der Kunde bestätigt, den Vertrag in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit zu schließen.

13.5 Stellt der Anbieter Übersetzungen dieser AGB bereit, ist allein die deutsche Fassung maßgeblich.