Das Wichtigste in Kürze
Der teuerste Teil der Lohnvorbereitung ist der Medienbruch: Stunden von Hand aus der Zeiterfassung in die Lohnsoftware tippen. Ein sauberer DATEV-Export übergibt Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten in einem Rutsch an den Steuerberater – weniger Fehler, weniger Nacharbeit.
Warum der Übergang Zeit → Lohn so fehleranfällig ist
In vielen Betrieben landen die erfassten Zeiten am Monatsende in einer Excel-Tabelle, aus der jemand von Hand die Lohndaten zusammenstellt. Jeder manuelle Schritt ist eine Fehlerquelle – vergessene Zuschläge, falsch übertragene Stunden, nicht berücksichtigte Abwesenheiten. Ein durchgängiger Export schließt diese Lücke.
Beispiel: In einem ambulanten Pflegedienst mit 25 Mitarbeitenden fällt ein übersehener Nachtdienst oft erst auf, wenn die Pflegekraft ihre Abrechnung liest – dann beginnt die Korrekturschleife.
Welche Daten übergeben werden
- Arbeitsstunden je Mitarbeitenden, inkl. Mehr- und Überstunden
- Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit
- Abwesenheiten: Urlaub, Krankheit, unbezahlte Freistellung
- Stammdaten und Lohnarten für die korrekte Zuordnung
Am häufigsten gehen Stammdatenänderungen verloren – Eintritte, Austritte, neue Wochenstunden oder Stundenlöhne –, weil sie per Mail oder auf Zuruf entstehen. Sammle sie für den Monatsexport an einer Stelle.
Der DATEV-Export Schritt für Schritt
- 1Zeiten prüfen und freigeben – nur freigegebene Zeiten gehen in den Export.
- 2Zuschläge automatisch berechnen lassen (Nacht, Sonn-, Feiertag).
- 3Als DATEV-Datei exportieren (CSV bzw. LODAS/Lohn und Gehalt).
- 4Die Datei an den Steuerberater oder ins Lohnbüro übergeben.
Zuschläge & Aufbewahrung
- Steuerfreie Zuschläge: Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge sind im Rahmen des § 3b EStG steuerfrei (z. B. Nacht 25 %, Sonntag 50 %, Feiertag 125 % des Grundlohns, innerhalb der Grenzen).
- Lohnkonto: aufzubewahren bis zum Ablauf des sechsten Jahres (§ 41 EStG).
- Lohnbelege als Buchungsbelege: seit 2025 acht Jahre (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz).
- Datenschutz: Lohndaten sind personenbezogen – Zugriff nur für Berechtigte.
Der Monatsabschluss: Checkliste mit Terminen
Den Takt gibt die Sozialversicherung vor: Die Beiträge sind in voraussichtlicher Höhe spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats fällig (§ 23 Abs. 1 SGB IV), der Beitragsnachweis zwei Arbeitstage vorher (§ 28f Abs. 3 SGB IV). Später anfallende Stunden gleicht der Restbeitrag im Folgemonat aus.
- 1Vereinbarter Stichtag, z. B. der 15.: Stammdatenänderungen und bekannte Abwesenheiten melden.
- 2Letzter Arbeitstag: Zeiten prüfen, offene Fragen klären, den Monat freigeben.
- 3Anfang Folgemonat: Export erzeugen, mit dem Vormonat vergleichen, übergeben.
- 4Bis zum 10. des Folgemonats: Lohnsteuer-Anmeldung durch das Lohnbüro (§ 41a Abs. 1 EStG).
Typische Fehler – und wie du sie vermeidest
- Lohnarten falsch zugeordnet: Landet der Nachtzuschlag auf der Lohnart für Mehrarbeit, wird er voll versteuert. Legt die Zuordnung gemeinsam fest.
- Personalnummern passen nicht: Neue Mitarbeitende erst mit fester Nummer exportieren.
- Abwesenheiten fehlen: Ein nicht eingetragener Krankheitstag fehlt auch in der Abrechnung.
- Korrekturen nach Abschluss: Nicht still im alten Monat ändern, sondern im nächsten Lauf korrigieren und den Grund notieren.
Sonderfall Minijob
Bei Minijobs sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens nach sieben Tagen aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren (§ 17 MiLoG). Gib die tatsächlichen Stunden weiter, damit die aktuelle Minijob-Grenze prüfbar bleibt.
Eine feste Routine mit dem Steuerberater
Haltet auf einer Seite fest, wer wann was liefert: Stichtage, Lohnarten-Zuordnung, Übergabeweg, Umgang mit Korrekturen und je eine Ansprechperson samt Vertretung.
Woran du eine gute Lösung erkennst
- Ein Freigabe-Schritt, damit nur geprüfte Zeiten exportiert werden.
- Zuschläge werden automatisch nach Regeln berechnet, nicht von Hand.
- Ein echtes DATEV-Format, das der Steuerberater direkt einlesen kann.
- Abwesenheiten fließen automatisch mit ein.