Arbeitszeiterfassung: Pflicht 2026 – was wirklich gilt

Gibt es eine Pflicht zur Zeiterfassung?

Kurz gesagt: ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) steht fest, dass Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet sind, die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen – nicht nur Überstunden. Das Gericht leitet diese Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG) im Licht der europäischen Rechtsprechung ab.

Eine Mindestgröße kennt das geltende Recht dafür nicht. Betroffen ist das Kosmetikstudio mit vier Beschäftigten genauso wie der ambulante Pflegedienst mit 25 Mitarbeitenden. Und es geht um alle: Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Aushilfe und Auszubildende.

Woher kommt diese Pflicht?

Der Ursprung liegt in Luxemburg. 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH) im Fall „CCOO" (C-55/18), dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Das BAG hat diese Vorgabe 2022 für Deutschland konkretisiert – bevor der Gesetzgeber überhaupt tätig wurde.

Was muss erfasst werden?

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Beschäftigten.
• Die gesamte Arbeitszeit, nicht nur Mehr- oder Überstunden.
• Die Aufzeichnung muss objektiv und verlässlich sein – ein nachträglich „geschätzter" Stundenzettel genügt nicht.

Nicht gesetzlich festgelegt ist bislang die Form. Erlaubt ist derzeit alles, was die Anforderungen erfüllt – vom Stundenzettel auf Papier über eine Excel-Tabelle bis zur digitalen Zeiterfassung. Die Aufzeichnung darf an die Beschäftigten delegiert werden; die Verantwortung bleibt aber beim Arbeitgeber.

Wie genau muss die Aufzeichnung sein?

Faustregel: Für jeden Tag muss erkennbar sein, wann jemand angefangen und aufgehört hat und wie lange die Pausen waren. Nur so lässt sich prüfen, ob die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes eingehalten sind – etwa höchstens acht Stunden werktäglich, im Ausgleich bis zu zehn (§ 3 ArbZG). Wer nur die Sollzeit aus dem Dienstplan übernimmt, dokumentiert den Plan, nicht die Arbeit.

Aufzeichnungspflichten, die schon länger gelten

• § 16 Abs. 2 ArbZG: Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich ist aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
• § 17 MiLoG: Für Minijobs und in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG – darunter Bau, Gaststätten und Beherbergung sowie Friseur- und Kosmetikgewerbe – sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens nach sieben Kalendertagen aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

In Gastronomie, Hotellerie und Bau war die tägliche Aufzeichnung also schon vor 2022 Pflicht, im Friseur- und Kosmetikgewerbe ist sie es inzwischen auch – grundsätzlich für das ganze Team, mit wenigen Ausnahmen nach der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung. Fehlende oder verspätete Aufzeichnungen sind eine Ordnungswidrigkeit (§ 21 MiLoG).

Was du heute schon tun solltest

Auch ohne das neue Gesetz bist du bereits in der Pflicht. Wer jetzt ein sauberes System aufsetzt, muss später nicht hektisch umstellen. Drei Empfehlungen:

1. 1Erfasse die vollständige Arbeitszeit aller Beschäftigten – lückenlos und zeitnah, nicht erst am Monatsende aus der Erinnerung.
2. 2Wähle ein System, das objektiv und manipulationssicher ist. Eine digitale Lösung erfüllt die Anforderungen leichter als ein handschriftlicher Zettel.
3. 3Denk an den Datenschutz: Arbeitszeitdaten sind personenbezogen. Zugriff nur für Berechtigte, und nur so lange speichern, wie nötig.

Beispiel: ein Restaurant mit 18 Beschäftigten

Ein Restaurant beschäftigt 18 Personen, sechs davon im Minijob. Eine Servicekraft arbeitet am Freitag von 16:30 bis 23:45 Uhr mit 30 Minuten Pause – bei mehr als sechs Stunden ist diese Pause Pflicht (§ 4 ArbZG). Steht sie am Samstag um 10:00 Uhr wieder im Plan, liegen nur gut zehn Stunden dazwischen.

Die Regel sind elf Stunden Ruhezeit. In Gaststätten darf sie um bis zu eine Stunde kürzer sein, wenn das innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch eine Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird (§ 5 ArbZG). Eine tagesaktuelle Erfassung zeigt solche Engstellen sofort – eine Notiz am Monatsende nicht.

Checkliste für die Einführung

• Lege fest, wer erfasst: die Beschäftigten selbst, die Schichtleitung oder ein Terminal.
• Regle Korrekturen: Wer darf eine vergessene Buchung nachtragen, und wie wird das festgehalten?
• Informiere das Team schriftlich, welche Daten erfasst werden und wofür.

Was der Betriebsrat mitbestimmt

Ob erfasst wird, steht nicht zur Verhandlung: Laut BAG hat der Betriebsrat dafür kein Initiativrecht, weil die Pflicht bereits gesetzlich besteht. Wie erfasst wird, ist dagegen sein Thema – ein elektronisches System kann Verhalten oder Leistung überwachen und ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Bewährt hat sich eine Betriebsvereinbarung, die Datenumfang, Zugriff und Speicherdauer regelt.

Häufige Irrtümer

• „Vertrauensarbeitszeit heißt, ich muss nichts erfassen." Falsch – auch dort muss die Arbeitszeit erfasst werden, nur die Lage bleibt flexibel.
• „Das gilt erst, wenn das neue Gesetz kommt." Falsch – die Pflicht besteht seit 2022.
• „Minijobber sind ausgenommen." Falsch – im Minijob ist die Erfassung ohnehin schon nach dem Mindestlohngesetz Pflicht.
• „Im Dienstplan steht doch, wann gearbeitet wird.“ Falsch – der Plan zeigt die Soll-, nicht die Ist-Zeit.