AI-vagtplanlægning · I tråd med arbejdstidsreglerne · Mobil
Vagtplan-software, der laver planen — ikke dig.
AI'en laver hele vagtplanen på sekunder — med arbejdstidsreglerne tjekket undervejs. Du skal bare godkende.
- GDPR-kompatibel
- Server i EU
- Løneksport
- 30 sekunder
- til hele månedsplanen
- 6 timer
- sparet om ugen
- Arbejdstidsregler
- hviletider tjekkes automatisk
Det vigtigste på 30 sekunder
Kort sagt: PlanState planlægger, du tjekker.
- Auto-planlægningen udfylder hele ugeplanen med ét klik — du tjekker og godkender.
- 11-timersreglen, ugentligt fridøgn og maks. 48 t/uge i snit — tjekkes ved hver tildeling, og brud blokeres.
- Falder nogen fra, opdager systemet hullet og foreslår en passende afløser.
- I Core-pakken fra 69 kr. pr. medarbejder/måned ved årlig betaling, mindstebeløb 299 kr. om måneden, intet oprettelsesgebyr.
- Medarbejder-app med ønsker, vagtbytte og push · GDPR, servere i EU, løneksport.
Problemet
Vagtplanen æder søndagen.
Regneark, WhatsApp-gruppe, sedler på opslagstavlen — og alligevel mangler der nogen mandag morgen. Sådan ser forskellen ud.
Uden PlanState
- 4–6 timers planlægning om ugen, oftest i weekenden
- Hviletider og maksimal arbejdstid skal regnes efter manuelt
- Ændringer via WhatsApp — ingen kender den aktuelle version
- Sygemelding mandag morgen = telefonkæde
2 åbne vagter
Med PlanState
- Hele ugen med ét klik — auto-planlægningen laver forslaget
- Brud på hviletid, ugentligt fridøgn eller ugentlig arbejdstid blokeres automatisk
- Én version for alle — ændringer er straks synlige i appen
- Fravær godkendt? Hullet meldes, afløserforslag står klar
Forhåndsvisning tjekket · huller markeret
Funktioner
Alt, hvad vagtplanen kræver
I den daglige drift
Sygemelding og vagtbytte — uden telefonkæde
Sygdom, særlige ønsker eller andre pludselige ændringer – planer kan hurtigt ændre sig. Til de to mest almindelige situationer har PlanState en fast procedure.
Fravær & afløser
Når et fravær er godkendt, bliver personen ikke længere sat på vagter. Opstår der et hul i allerede planlagte vagter, opdager systemet det selv og giver ledelsen besked.
Hul: tirs, aftenvagtLena sygemeldt
Foreslået afløserVagtbytte med godkendelse
Medarbejderne aftaler byttet indbyrdes, ledelsen godkender. Ved godkendelse tjekker systemet arbejdstidsreglerne for begge parter — først da byttes vagterne.
anmodetaccepteret
Jonas afgiver
lør, dagvagt
Nadja overtager
lør, dagvagt
Arbejdstidstjek bestået for begge
Sådan fungerer det
Sådan planlægger AI'en — i tre trin
Du fastlægger rammerne — PlanState udfylder hele planen med ét klik, du tjekker og godkender.
Sæt op én gang
Opret vagtskabeloner — dag, aften og nat med den nødvendige bemanding pr. vagt — fastlæg arbejdsdage, og registrér teamets tilgængelighed og ønsker.
VagtskabelonerArbejdsdageTilgængelighed
Auto-planlægning med ét tryk
I dialogen »AI-auto-planlægning« vælger du periode og skabeloner og sætter et mål — så genererer PlanState en komplet forhåndsvisning af bemandingen for hele ugen. Hver tildeling får en egnetheds-score.
afbalanceretefter ønskeromkostningsoptimeret
Tjek & godkend
Du ser forhåndsvisningen — inklusive åbne huller, hvor der ikke var en egnet medarbejder ledig — justerer og godkender. Først da bliver planen aktiv og delt med teamet.
justérgodkendoffentliggør
Regeltjek
Strengt kontrolleret — overtrædelser blokeres
Hver tildeling kører gennem de samme tjek, uanset om den kommer fra AI'en eller fra dig.
11-timersreglen
maks. 48 t/uge i snit
ugentligt fridøgn
ingen overlap
godkendt fravær
registreret tilgængelighed
Egnetheds-score 0–100
Hvem der får en vagt, afgøres af en rangordning ud fra fire faktorer.
Tilgængelighedarbejdede vs. aftalte ugetimerØnskerVillig til nat, weekend & helligdage
Godt at vide
Hvorfor AI-planlægning bliver standard i 2026
Manglen på faglært arbejdskraft gør hver vagt mere værdifuld, og samtidig stiger kravene til dokumentation og overholdelse af arbejdstidsreglerne. Manuel planlægning når sin grænse, så snart kvalifikationer, ønsker og hviletider skal gå op på samme tid. Netop det puslespil løser en AI på sekunder — og virksomheden får den knappeste ressource tilbage: lederens tid.
Brancher
Vagtplanlægning er forskellig fra branche til branche
Pleje
Nattevagter og skiftende vagter giver knappe hviletider, og bemandingen skal være på plads på hver vagt. PlanState tjekker 11-timersreglen og det ugentlige fridøgn ved hver tildeling og markerer vagten, så snart der ikke er en egnet medarbejder ledig.
- Faggruppe og kvalifikationer tjekket i planen
- Nat- og weekendvagter fordelt jævnt
Restauranter
Fredag aften kræver dobbelt så meget personale som tirsdag middag, og afbud i sidste øjeblik er hverdag. Auto-planlægningen lægger vagterne efter dine spidsbelastninger og foreslår straks ledige afløsere ved et afbud — inklusive push til alle, der kan træde til.
- Vagter bemandet efter forventet gæstetilstrømning
- Afløsere og vikarer indsat på sekunder
Hoteller
Reception, housekeeping og morgenmad kører i hver sin rytme, og dertil kommer nattevagter og højsæson. PlanState planlægger hver afdeling med sin egen vagtskabelon og overholder hviletiden — også fra aftenvagt til dagvagt.
- Reception, housekeeping og service i én plan
- Bemandingen følger husets belægning
Mode & detailhandel
Åbningstiderne sætter rammen, og deltidsansatte og timelønnede afgør detaljerne. Egnetheds-scoren holder arbejdede timer op mod de aftalte ugetimer, så butikken er bemandet, uden at nogen kommer over deres timetal.
- Spidsbelastninger dækket ud fra kundetrafik
- Planlæg på tværs af butikker og del vikarer
Beauty & Wellness
Bookingerne bestemmer bemandingen, og fravær rammer straks belægningen. Auto-planlægningen fordeler vagterne efter åbningstiderne, ønsker indgår i egnetheds-scoren, og åbne vagter kan teamet selv overtage.
- Aftaler og kvalifikationer indregnet i planen
- Udnyttelse pr. medarbejder på et øjeblik
Byggeri & håndværk
Ikke vagter, men byggepladser bestemmer dagen. Sjak tildeles projekter, køretider og fag skal passe sammen. PlanState planlægger fordelingen og gør synligt, hvem der skal bruges hvor i morgen.
- Sjak og byggepladser planlagt dag for dag
- Vejrskift og køretid regnet med
Andre brancher
Værksted, logistik, rengøring eller fitness — overalt hvor der arbejdes i skift, bygger PlanState vagtplanen automatisk.
- Vagtmodeller frit definerbare — for enhver virksomhed
- AI-vagtplan på sekunder, uanset branche
Det grundlæggende
Hvad er AI-vagtplanlægning?
AI-vagtplanlægning betyder, at softwaren ikke bare administrerer vagtplanen, men selv laver den. I stedet for at besætte vagt efter vagt i hånden indtaster du rammerne for din virksomhed én gang: hvilke vagter der findes, hvor mange medarbejdere hver vagt kræver, hvilke dage der arbejdes, og hvem der er ledig hvornår. Ud fra det beregner AI'en en komplet plan — og tager højde for alle de regler, der ellers kun ligger i planlæggerens hoved.
Forskellen fra klassisk vagtplanlægning i Excel er grundlæggende. Et regneark er et tomt ark med regnefunktion: det tjekker ikke, om der er elleve timers hvile mellem en aftenvagt og en dagvagt, det advarer ikke, når nogen arbejder den syvende dag i træk, og det opdager ikke, når ingen er planlagt om torsdagen. Ved automatisk vagtplanlægning er disse tjek en del af systemet — arbejdstidsreglerne kører automatisk med ved hvert forslag.
Vigtigt: AI-planlægning betyder ikke, at softwaren bestemmer alene. Den leverer et forslag, du beholder kontrollen. AI'en gør dit arbejde — du skal bare bekræfte. Dermed flytter indsatsen sig fra at »bygge planen« til at »tjekke planen«, og netop dér ligger tidsbesparelsen: en halv weekend bliver til et par minutter foran skærmen. Opsætningen koster dig cirka en halv time én gang — derefter står en ny plan klar på få sekunder.
Vagtplan · Lørdag
Kundetilstrømning
09–1111–1313–1616–1818–20
Kasse
Betjening
Lager
Klik på »Planlæg automatisk«
Kundeudtalelser
Hvad vores kunder siger
Købsguide
Det skal du kigge efter i en vagtplan-software
Syv punkter, der gør forskellen i hverdagen — uanset hvilken udbyder du vælger.
- Regeltjek, der blokerer overtrædelser i stedet for kun at vise dem
- Medarbejder-app med bytte og åbne vagter, ikke kun PDF-opslag
- Tidsregistrering, der er koblet direkte til vagtplanen
- Løneksport til lønforberedelse
- Server i EU, GDPR-kompatibel, databehandleraftale
- Fair priser uden oprettelsesgebyr
- Implementering på dage, ikke måneder
Sammenligningen
PlanState vs. »som altid«
Excel & siloer
Som altid
Auto-planlægning for hele ugenNej
Arbejdstidsregler blokerer overtrædelserNej
Medarbejder-app inkluderetNej
ImplementeringstidManuelt
OmkostningerIngen ekstra licens, men meget tid
Server i EUAfhænger af værktøjet
PlanState
Alt i én platform
Auto-planlægning for hele ugenJa
Arbejdstidsregler blokerer overtrædelserJa
Medarbejder-app inkluderetJa
ImplementeringstidDage
Omkostningerfra 69 kr. / medarb. (Core)
Server i EUJa
Pris
Gennemskuelig pris: fra 29 kr. pr. medarbejder ved årlig betaling
inkl. vagtplanlægning, fravær og medarbejder-app
Intet oprettelsesgebyr
Support inkluderet
Intet kreditkort til prøveperioden
Regneeksempel
12 medarbejdere348 kr. / måned
25 medarbejdere725 kr. / måned
50 medarbejdere1.378 kr. / måned
100 medarbejdere2.610 kr. / måned
Alle priser er ekskl. moms. Mængderabat er indregnet.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad du vil vide
Mangler der et spørgsmål? Skriv til os — vi svarer på hverdage inden for en dag.
PlanState koster fra 29 kr. pr. medarbejder om måneden ved årlig betaling, 39 kr. ved månedlig betaling; mindstebeløbet er 299 kr. om måneden. Det er Start-pakken med vagtplanlægning, fravær og medarbejder-app; AI-auto-planlægningen er med fra Core-pakken, fra 69 kr. pr. medarbejder om måneden. Der er intet oprettelsesgebyr, og support på hverdage følger med. Alle fire pakker kan ses på prissiden — dér beregner du din månedspris ud fra din teamstørrelse, med mængderabat allerede indregnet.
PlanState tjekker ved hver tildeling de centrale danske arbejdstidsregler: mindst 11 sammenhængende timers hvile inden for hvert døgn (11-timersreglen, arbejdsmiljølovens § 50), et ugentligt fridøgn inden for hver periode på syv døgn (arbejdsmiljølovens § 51) og en gennemsnitlig ugentlig arbejdstid på højst 48 timer inkl. overarbejde (arbejdstidslovens § 4). Dertil kommer overlap, godkendt fravær og den registrerede tilgængelighed. Overtrædelser blokeres — de bliver ikke bare vist — uanset om tildelingen kommer fra AI'en eller fra dig. Danmark har ingen selvstændig grænse for den daglige arbejdstid; det er 11-timersreglen, der sætter loftet i praksis.
Den første opsætning tager cirka en halv time: Du opretter dine vagtskabeloner, definerer arbejdsdagene og registrerer dit teams tilgængelighed. Derefter står en komplet plan klar på få sekunder. Som regel er en virksomhed klar på en dag — ikke på uger.
Ja. Dit team indtaster selv tilgængelighed, ønskevagter og fravær i appen. Auto-planlægningen regner dem ind i egnetheds-scoren, så ønskerne tilgodeses, uden at det går ud over hviletider eller minimumsbemanding. Det er stadig dig, der godkender.
Ja. Hver medarbejder har sin egen app med den personlige vagtplan, push-notifikationer ved offentliggørelse, vagtbytte og fravær samt mulighed for selv at overtage åbne vagter og indtaste ønsker.
Ja. Tidsregistrering, vagtplan og lønforberedelse kører i ét system: ind- og udstemplinger er koblet direkte til vagtplanen, tillæg beregnes automatisk og eksporteres som CSV til dit lønsystem.