Slut med ringbindet: digital personalemappe, der tænker med.
Stamdata, kontrakter, lønoplysninger, dokumenter og udstyr — ét sted pr. medarbejder, opbevaret efter GDPR og bogføringslovens regler.
- GDPR-kompatibel
- Server i EU
- Adgang logges
- Én mappe
- alt om medarbejderen
- 6 områder
- fra stamdata til løn
- Sporbar
- betryggende opbevaring
Kort sagt: én mappe pr. medarbejder — ryddelig, sikker, lige ved hånden.
- Seks områder pr. mappe: stamdata, HR & kontrakt, løn & skat, udstyr, dokumenter, vagtplanlægning.
- Dokumentboks med kontrolsum, opbevaringsfrist og adgangslog — sporbar og integritetskontrolleret.
- Udløbende beviser som kørekort eller førstehjælpsbevis markeres med farve, før de bliver ugyldige.
- Afdeling, stilling, leder og planlægningsregler flyder direkte ind i vagtplan og lønforberedelse.
- Fra 29 kr. pr. medarbejder/måned · intet oprettelsesgebyr, servere i EU.
Fire spørgsmål, som i dag ingen kan svare på med det samme
Hvert enkelt koster et opkald, en søgning eller en undskyldning. Til venstre står, hvordan det kører i dag — til højre, hvordan det burde køre.
„Hvor ligger Sofias kontrakt?"
Ringbind på den anden lokationFanen „Dokumenter", to klik„Hvem har åbnet lønlisten?"
Kan ikke sporesAdgangslog med tidsstempel„Er kørekortet stadig gyldigt?"
Står på en kopi i ringbindetGul 30 dage før udløb, rød ved udløb„Må jeg slette dokumentet?"
MavefornemmelseFrist og retligt hold afgørHvad hører til i en digital personalemappe?
En digital personalemappe samler alle data og dokumenter om en medarbejder ét sted: stamdata, kontrakt, løn- og skatteoplysninger, beviser og udleveret udstyr. I stedet for ringbind og spredte filer vedligeholder du alt én gang — og finder det igen med det samme.
Lovgivningen kræver, at personoplysninger opbevares sikkert, adgangsbegrænset og kun så længe det er nødvendigt (GDPR), mens regnskabs- og skatterelevante dokumenter skal opbevares betryggende og i hele den lovpligtige periode (bogføringsloven). En elektronisk personalemappe opfylder begge dele: krypteret opbevaring, logget adgang, kontrolsum for uændret indhold og faste opbevaringsfrister.
I PlanState er personalemappe-softwaren ikke et arkiv, men datagrundlaget: afdeling, stilling, leder, arbejdssted og planlægningsregler flyder direkte ind i vagtplan og lønforberedelse. Mappen siger til om udløbende beviser som kørekort eller førstehjælpsbevis, før de bliver ugyldige.
Medarbejderne ændrer ikke selv adresse, nødkontakt og bankoplysninger.
Fra tom til komplet — på en halv time
Intet scanningsprojekt, ingen konsulentdag. Mappen vokser med det, du har.
- 15 minutter
Opret team
Registrér enkeltvis eller importér fra en liste. Afdeling, stilling og leder er på plads med det samme.
- 210 minutter
Fastlæg kategorier
Pr. dokumenttype: hvem der må se, om en udløbsdato er obligatorisk, hvor længe der opbevares.
- 315 minutter
Upload dokumenter
Arkivér kontrakter og beviser. Hver fil får kontrolsum, frist og log.
- derefter
Passer sig selv i hverdagen
Nye beviser lander direkte i mappen, systemet minder om fristerne, og vagtplanen bruger dataene.
Mappen kan kun åbnes af brugere med rettigheder til teamadministration. Medarbejderne ændrer ikke selv følsomme felter. „Sporbar & integritetskontrolleret" betyder kontrolsum og log — ikke en kvalificeret elektronisk signatur.
Arkivér, overvåg, mist intet
To ting afgør, om en personalemappe holder i hverdagen: hvordan et dokument kommer ind, og hvad der sker, når det udløber eller skal slettes.
Arkivér dokument sikkert
Uploadet sker i tre trin: opret kladde, generér signeret upload-URL, afslut med kontrolsum. Først da regnes dokumentet som arkiveret.
Ansættelseskontrakt_Sofia_R.pdf
1,8 MB
Kategori „Kontrakt" valgt · start upload
Styr på udløb & opbevaring
Beviser med udløbsdato markeres med farve, før de bliver ugyldige. Og sletning er ikke en knap, men en kontrolleret beslutning med faste regler.
Skatterelevant · opbevaring til 31.12.2031
En mappe, der arkiverer og passer på
Til venstre står, hvad der vedligeholdes i mappen. Til højre, hvad mappen gør af sig selv.
Stamdata & kontakt
Person, adresse, nødkontakt, bankoplysninger — komplet og samlet ét sted.
Løn & skat
Skattekort, CPR-nummer, pensionsselskab, omkostningssted — klar til lønkørslen.
Udstyrsregister
SIM, køretøj, bærbar og tilbehør med serienummer — hvem har hvad.
Dokumentboks
Privat opbevaring, kontrolsum som bevis for uændret indhold, hentning kun via 60-sekunders links.
Udløbsovervågning
Gul 30 dage før udløb, rød ved udløb — før beviset bliver ugyldigt.
Adgangslog
Hver visning, download og sletning registreres — i revisionssporet.
Forbundet med vagtplanen
Ugentlige timer, hviletid, præferencer og geofence flyder ind i den automatiske planlægning.
Eksport til lønkørslen
Medarbejdernummer, omkostningssted, skatte- og lønoplysninger sendes videre som CSV eller PDF — klar til dit lønsystem.
Hvorfor papir-personalemappen bliver en risiko i 2026
Personoplysninger skal opbevares adgangsbegrænset og slettes igen, mens regnskabs- og skatterelevante dokumenter derimod skal opbevares i hele den lovpligtige periode. Et ringbind kan ikke dokumentere nogen af delene: det ved ikke, hvem der har kigget i det, og det siger ikke til, når et bevis er ved at udløbe. En elektronisk mappe registrerer netop det — og gør svaret til et spørgsmål om minutter, hvis der kommer en kontrol.
Personalemappe til enhver branche
Hver branche har sine obligatoriske beviser — mappen kender dem og siger til, når et udløber.
Pleje
Kvalifikationsbeviser og førstehjælpsbeviser har udløbsdatoer. Mappen markerer dem, før vagtplanen bygger på dem.
Personalemappe til pleje →Restauranter
Hygiejnebeviser og kursusattester hører til hver mappe, og afløserne skifter ofte. Opret, upload, færdig.
Personalemappe til gastronomi →Beauty & Wellness
Uddannelsesbeviser, certifikater til behandlinger og papirer for deltidsansatte ligger ellers spredt. Her hører de til mappen.
Personalemappe til beauty & wellness →Hoteller
Mange afdelinger, mange kontrakter, sæsonmedarbejdere. Omkostningssted og arbejdssted står i mappen og grupperer rapporterne.
Personalemappe til hoteller →Mode & detailhandel
Deltid, timeløn og studiejob — hver ansættelsesform har sine egne papirer. Mappen holder kontrakt og lønoplysninger samlet.
Personalemappe til mode & detailhandel →Byggeri & håndværk
Kørekort, sikkerhedsinstruktion og udleverede køretøjer eller værktøjer står med nummerplade og serienummer i mappen.
Personalemappe til bygge & håndværk →Hvad vores kunder siger
Syv spørgsmål til enhver personalemappe-software
På disse punkter viser det sig, om mappen holder i hverdagen og i en kontrol. Stil dem gerne også til os.
- 1Ligger dataene på servere i EU, og findes der en databehandleraftale?
- 2Krypteres dokumenter, og logges adgange?
- 3Er opbevaringsfrister og retligt hold understøttet i systemet?
- 4Advarer systemet om udløbende beviser?
- 5Kan medarbejdere kun se deres frigivne dokumenter?
- 6Kan mappen forbindes med vagtplan og løn — eller står den alene?
- 7Hvor hurtigt er mappen klar til brug, inklusive import?
PlanState svarer ja på alle syv spørgsmål.
Prøv nuTransparent fra 29 kr. pr. medarbejder
Regneeksempel
Alle priser er ekskl. moms ved årlig betaling.
PlanState vs. ringbind & Excel
Ringbind & Excel
Som vi plejer
PlanState
Alt i én platform
Hvad du vil vide
Ofte stillede spørgsmål om „digital personalemappe" og vores svar.
En digital personalemappe samler alle data og dokumenter om en medarbejder — stamdata, kontrakt, lønoplysninger, beviser, udstyr — ét sikkert, adgangsbegrænset sted i stedet for i ringbind og Excel-lister.
Ja. I PlanState ligger dataene på servere i EU, hver adgang logges, dokumenter opbevares krypteret og udleveres kun via kortvarige, beskyttede links; en databehandleraftale står klar.
Bogføringsloven kræver, at regnskabs- og skatterelevante dokumenter opbevares betryggende i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, de vedrører. PlanState gemmer en kontrolsum for hvert dokument, håndhæver opbevaringsfristerne og beskytter mod for tidlig sletning.
Ja, hvis dokumentkategorien tillader det. Via kategorier styrer du pr. dokumenttype, hvem der må se og uploade.
Personalemappen markerer udløbende dokumenter (f.eks. kørekort, førstehjælpsbevis) med farve — gul 30 dage før udløb, rød ved udløb.
Dokumenter er fortsat underlagt opbevaringspligt og kan først slettes, når fristen er udløbet; et retligt hold kan desuden spærre for sletning.
Personalemappe, vagtplan, tidsregistrering, fravær og rekruttering kører i én platform — personalemappen er det fælles datagrundlag.