Kort fortalt
En digital personalemappe er i orden, når integritet, adgangskontrol og logning er på plads. Der er ingen enkelt frist: regnskabs- og lønbilag gemmes i 5 år, og GDPR’s princip om opbevaringsbegrænsning sætter grænsen for resten.
Hvad hører til i personalemappen – og hvad ikke
Personalemappen rummer dokumenter med relevans for ansættelsen: kontrakt, anbefalinger, lønbilag, advarsler. Den bør ikke rumme irrelevante data – fx helbreds- eller overbevisningsoplysninger, medmindre de er nødvendige.
Helbredsoplysninger hører ikke til
Du må kun spørge til helbred, hvis en sygdom har væsentlig betydning for arbejdet (helbredsoplysningsloven § 2). Ved en sygemelding spørger du derfor ikke om diagnosen, men om hvornår medarbejderen er tilbage. I mappen noteres kun fraværsperioden.
Papir eller digitalt?
En digital personalemappe er lovlig og i praksis normen. Kravene: Dokumenternes integritet skal bevares, adgang begrænses til de relevante, og ændringer bør logges. Et sikkert arkiveringskoncept er et must.
Ansættelsesbeviset kan sendes digitalt
Efter ansættelsesbevisloven skal de vigtigste oplysninger gives senest 7 dage efter tiltrædelsen, resten senest en måned efter. Du må sende dem elektronisk, når medarbejderen kan tilgå, gemme og udskrive dem, og du gemmer dokumentation for afsendelse eller modtagelse – den hører til i mappen.
Opbevaring kort fortalt
Opbevaring & databeskyttelse (Danmark)
- Regnskabs- og lønbilag: 5 år (bogføringsloven).
- Arbejdstid: registreringer gemmes i 5 år (siden 1.7.2024).
- Databeskyttelse: GDPR og databeskyttelsesloven; slet, når formålet ophører (opbevaringsbegrænsning).
- Indsigtsret: medarbejdere kan bede om indsigt i deres oplysninger (art. 15).
Adgang, indsigt og en sletteplan
Tre ting holder mappen i orden: en stram adgangsmodel (kun de, der har brug for data, ser dem), evnen til at besvare en indsigtsanmodning, og en dokumenteret opbevarings- og sletteplan, der følger fristerne automatisk.
Eksempel: En restaurant med 25 ansatte bruger tre roller. Ejeren ser alt, køkkenchefen ser kontrakter og kurser for sit hold, og lønbureauet ser kun lønbilag.
Indsigt: svar inden for en måned
En indsigtsanmodning skal besvares inden for en måned. Er den kompleks, kan fristen forlænges med to måneder, hvis du begrunder det inden for den første måned (GDPR art. 12, stk. 3). Medarbejderen har ret til en kopi.
Når en medarbejder fratræder
Hver dokumenttype har sin egen frist. Lønbilag og arbejdstidsregistreringer følger 5-årsreglerne, mens fx gamle kursusbeviser slettes, når der ikke længere er et formål. Skriv fristerne ind ved fratrædelsen, så ingen skal huske dem.
Medarbejderens indsigtsret
Medarbejdere kan bede om indsigt i de oplysninger, mappen indeholder. En digital mappe gør det nemt – med kontrolleret, logget adgang.
Fra papir til digital: trin for trin
- 1Gennemgå papirmapperne og frasortér det, der burde være slettet.
- 2Fastlæg en struktur: kontrakt, løn, arbejdstid, kurser, fravær.
- 3Scan efter en fast, beskrevet rutine, så hver kopi er fuldstændig.
- 4Sæt roller og frister op, før de første mapper går live.
Tjekliste til digitalisering
- Rettigheder: hvem må se og ændre hvad?
- Opbevaringsfrister sat pr. dokumenttype?
- En sletteplan, der følger fristerne automatisk?
- Kan du besvare en indsigtsanmodning fra systemet?
- Helbredsoplysninger holdt ude af mappen?