Kort fortalt
Det dyreste ved lønforberedelse er dobbeltindtastning: at taste timer fra tidsregistreringen ind i lønsystemet i hånden. En ren eksport overleverer timer, tillæg og fravær på én gang – klar til lønsystemet og indberetning til eIndkomst.
Hvorfor overgangen tid → løn går galt
I mange virksomheder ender månedens registrerede timer i et regneark, som nogen taster ind i lønnen i hånden. Hvert manuelt trin er en fejlkilde – glemte tillæg, forkert indtastede timer, fravær der ikke tælles med. En gennemgående eksport lukker hullet.
Eksempel: En restaurant med 30 medarbejdere har aften-, weekend- og helligdagsvagter. En glemt aftenvagt opdages typisk først, når tjeneren læser sin lønseddel – og så begynder rettelserne med lønbureauet.
Hvad bliver overleveret
- Timer pr. medarbejder, inkl. over- og merarbejde
- Tillæg for nat-, weekend- og helligdagsarbejde
- Fravær: ferie, sygdom, orlov uden løn
- Lønarter, så det placeres korrekt
Oftest glipper ændringer i stamdata: nyansættelser, fratrædelser, nyt timetal eller ny timeløn. De kommer på mail eller mundtligt, ikke i tidsregistreringen. Saml dem ét sted, og send dem med månedens eksport.
Overleveringen trin for trin
- 1Tjek og godkend timerne – kun godkendt tid eksporteres.
- 2Lad tillæg beregne automatisk.
- 3Eksportér til lønsystemet (Danløn, Dataløn, Zenegy, Salary).
- 4Lønsystemet indberetter til eIndkomst (A-skat, AM-bidrag, ATP).
Indberetning & opbevaring
- eIndkomst: lønnen indberettes til Skattestyrelsen hver måned.
- Opbevaring: regnskabs- og lønbilag skal gemmes i 5 år (bogføringsloven).
- Arbejdstid: registreringer af arbejdstid gemmes i 5 år (se vores artikel om arbejdstidsregistrering).
- Databeskyttelse: løndata er personoplysninger – giv kun adgang til de relevante.
Månedsafslutning: tjekliste med datoer
Fristen for indberetning til eIndkomst følger din virksomheds frist for at betale A-skat og AM-bidrag – den står på registreringsbeviset i TastSelv Erhverv. Regn baglæns fra den dato og fra lønudbetalingen.
- 1Aftalt skæringsdato: send stamdataændringer og kendt fravær.
- 2Periodens sidste dag: tjek alle teams timer, afklar spørgsmål, godkend.
- 3Få arbejdsdage før lønudbetaling: eksportér, sammenlign med sidste måned, overlevér.
- 4Efter lønkørslen: saml spørgsmål fra medarbejderne til næste måned.
Typiske fejl, og hvordan du undgår dem
- Lønarter koblet forkert: et aftentillæg bogført som almindelig overtid. Aftal koblingen én gang.
- Medarbejdernumre, der ikke passer: eksportér først nye ansatte, når de har et nummer i lønsystemet.
- Manglende sygefravær: lønnen bliver forkert, og grundlaget mangler, når virksomheden efter arbejdsgiverperioden søger sygedagpengerefusion via NemRefusion.
- Rettelser efter lønkørslen: ret i næste kørsel, og notér hvorfor.
Aftal en fast rutine med lønbureauet
Skriv på én side, hvem der leverer hvad og hvornår: skæringsdatoer, lønartskobling, hvordan filen sendes og bekræftes, håndtering af sene rettelser og en fast kontaktperson på begge sider.
Sådan kender du en god løsning
- Et godkendelsestrin, så kun tjekket tid eksporteres.
- Tillæg beregnes efter regler, ikke i hånden.
- Et format, lønsystemet kan indlæse direkte.
- Fravær følger automatisk med.