Kort fortalt
Et rekrutteringssystem (ATS) samler stillingsopslag, ansøgninger og kommunikation ét sted. For SMV’er tæller især en egen karriereside, multiposting, en overskuelig pipeline og mobil betjening – plus en ordentlig håndtering af ansøgerdata.
Hvad et ATS er – og hvorfor SMV’er har brug for det
Uden et system spreder ansøgninger sig over postkasser, regneark og sedler. Ingen ved, hvem der er kontaktet, gode kandidater falder fra, og time-to-hire stiger. Et ATS holder hele processen ét sted – fra opslag til tilbud.
Eksempel: et hotel med 35 ansatte søger tre rengøringsassistenter til højsæsonen. Ansøgningerne kommer via mail, en jobportal og telefon. Efter to uger ved ingen, hvem der har fået svar – og den bedste kandidat har sagt ja til et andet job.
Must-have-funktioner for små virksomheder
- En egen karriereside, der passer til brandet og virker på mobil.
- Multiposting: ét opslag, mange jobportaler.
- En pipeline eller kanban, så du ser kandidatens fase med det samme.
- Mødebooking og teamvurderinger ét sted.
- Mobil betjening – i vagtdrift vinder tempo.
Kort mobil ansøgning uden CV
Medarbejdere i køkken, butik eller pleje har sjældent et opdateret CV klar – men næsten altid en telefon. Spørg kun om det, du skal bruge til første beslutning: navn, kontakt, stilling og hvornår personen kan starte. Gør CV’et frivilligt.
Pipelinefaser og svartid
En god pipeline er kort – fem faser er som regel nok:
- 1Modtaget
- 2Første kontakt pr. telefon eller besked
- 3Samtale eller prøvevagt
- 4Beslutning i teamet
- 5Tilbud eller afslag
Tempo betyder meget: timelønnede søger ofte flere steder på én gang. Sæt en fast svartid, fx to hverdage, og aftal på forhånd, hvem i teamet der beslutter. Mål i starten kun time-to-hire og ansøgningskilde.
Databeskyttelse i rekrutteringen
Ansøgerdata er personoplysninger og ofte følsomme. Det vigtige er formålsbegrænsning, begrænset adgang og en sletteplan. Som tommelfingerregel sletter mange virksomheder afviste ansøgeres data efter omkring seks måneder.
Behandlingsgrundlaget er typisk, at behandlingen er nødvendig for at gennemføre foranstaltninger før en eventuel kontrakt (GDPR artikel 6, stk. 1, litra b). Efter artikel 13 skal du oplyse ansøgerne om, hvad du bruger deres data til, og hvor længe du gemmer dem.
Talentpulje: kun med samtykke
Vil du gemme en afvist ansøger til senere stillinger, så bed om samtykke – adskilt fra ansøgningen og altid til at trække tilbage (artikel 7, stk. 3).
Data & forskelsbehandling (Danmark)
- Grundlag: GDPR og databeskyttelsesloven gælder for ansøgerdata.
- Opbevaring: ingen fast frist – ~6 måneder er almindeligt, 12 med samtykke.
- Alder: forskelsbehandlingsloven forbyder siden 1. juli 2022 screening på alder – fjern alders- og fødselsdatofelter.
- Tilsyn: Datatilsynet fører tilsyn med behandlingen.
Udvælgelse uden forskelsbehandling
Et neutralt opslag, strukturerede kriterier og dokumenterede beslutninger mindsker risikoen for forskelsbehandling – og giver bedre ansættelser. Et ATS hjælper med at bruge de samme kriterier på alle.
Ligebehandlingslovens § 6 forbyder opslag, der angiver, at du søger eller foretrækker et bestemt køn. Og efter helbredsoplysningsloven må du kun spørge til sygdomme, der vil have væsentlig betydning for arbejdsdygtigheden i det konkrete job.
Tjekliste til valget
- Egen karriereside og multiposting?
- Kort ansøgning uden CV?
- Overskuelig pipeline, også på mobil?
- Slettefrister og adgangsrettigheder på plads?
- Kan det integreres med dit HR- eller vagtplansystem?