Arbejdstidsregistrering: de nye regler fra 2024

Er der pligt til at registrere arbejdstid?

Ja. Med en ændring af arbejdstidsloven (Lov nr. 89 af 30. januar 2024), der trådte i kraft den 1. juli 2024, skal stort set alle danske arbejdsgivere registrere medarbejdernes arbejdstid. Reglerne gælder uanset virksomhedens størrelse og branche.

Hvor kommer reglerne fra?

Baggrunden er EU-Domstolens dom i “CCOO”-sagen (C-55/18) fra 2019, som pålagde medlemsstaterne at kræve et system, der måler den daglige arbejdstid. Danmark har nu omsat dette krav til dansk lov. Formålet er at kunne kontrollere, at reglerne om hviletid og den maksimale ugentlige arbejdstid på 48 timer overholdes.

Hvad skal registreres?

• Den enkelte medarbejders daglige arbejdstid.
• Systemet skal være objektivt, pålideligt og tilgængeligt.
• Det er ikke et krav at registrere præcise start- og sluttidspunkter – det er tilladt kun at registrere afvigelser fra den normale arbejdstid.

Du bestemmer selv metoden. Loven kræver ikke en bestemt type system – det kan være en app, en terminal eller et regneark, så længe kravene er opfyldt.

Ét krav overses ofte: Medarbejderen skal kunne tilgå sine egne oplysninger i systemet. Et regneark, som kun lønbogholderen kan åbne, er altså ikke nok.

Fast arbejdstid eller vagtplan?

Afvigelsesmodellen passer, hvor arbejdstiden ligger fast: Har en butiksassistent altid 8–16, registreres kun de dage, hvor det blev anderledes. Med skiftende vagter – pleje, restauranter, hoteller – er der ingen fast norm at afvige fra. Her er det enklest at registrere, hvornår hver vagt reelt begyndte og sluttede.

Hvad hvis du ikke registrerer?

Hvis du ikke har et korrekt system, er udgangspunktet ifølge lovens forarbejder, at medarbejderens egne registreringer lægges til grund i en eventuel sag. Det er med andre ord en god grund til selv at have styr på det.

Registreringerne er også dit bevis over for myndighederne. Arbejdstilsynet kan bede om at se dem, for eksempel hvis der er mistanke om, at reglerne om hvileperiode eller fridøgn ikke bliver overholdt.

De grænser, registreringen skal vise

• Højst 48 timer om ugen i gennemsnit, inklusive overarbejde, beregnet over en referenceperiode på 4 måneder.
• Ferie og sygdom holdes uden for beregningen og tæller hverken med eller imod.
• Mindst 11 timers sammenhængende hvile i døgnet og et ugentligt fridøgn – reglerne administreres af Arbejdstilsynet.
• Mere end 48 timer kræver en individuel aftale, og den er kun mulig, hvis en kollektiv overenskomst giver hjemmel til det.

Et regneeksempel

Eksempel: En restaurant med 14 medarbejdere har travlt om sommeren. En kok arbejder 54 timer om ugen i 6 uger og 42 timer i de øvrige 11 uger af en referenceperiode på fire måneder (her regnet som 17 uger). Det giver 786 timer – et gennemsnit på godt 46 timer, altså under grænsen, men med lille margin.

Bliver to rolige uger til travle, ryger gennemsnittet over 48 timer. Med løbende registrering justerer du vagtplanen, før det sker – i stedet for at opdage det, når perioden er slut.

Hvem er reelt selvtilrettelægger?

Undtagelsen er snæver. En titel som leder eller konsulent er ikke nok – det afgørende er, om personen faktisk selv tilrettelægger sin arbejdstid. En vagtleder, der følger en fast vagtplan, er typisk ikke omfattet. Er du i tvivl, så registrér.

Sådan kommer du i gang

1. 1Vælg et system, der måler den daglige arbejdstid pålideligt – en digital løsning gør det nemt.
2. 2Afklar, om nogen af dine medarbejdere er “selvtilrettelæggere”, og skriv det i ansættelsesbeviset.
3. 3Husk databeskyttelse: arbejdstidsdata er personoplysninger. Giv kun adgang til de relevante, og gem kun i den krævede periode.
4. 4Tjek din overenskomst: den kan indeholde egne regler om registrering, referenceperiode eller opt-out.

Typiske fejl

• “Vagtplanen er vores registrering.” Nej – planen viser den planlagte tid, ikke den faktiske.
• “Deltidsansatte er ikke omfattet.” Jo, kravet gælder alle lønmodtagere, uanset timetal.
• “Vi gemmer det, til lønnen er udbetalt.” Registreringerne skal gemmes i 5 år.