Basta con il raccoglitore cartaceo: il fascicolo del personale digitale che pensa per te.
Dati anagrafici, contratti, dati retributivi, documenti e dotazioni — per ogni dipendente in un unico luogo, archiviati in conformità al GDPR, con prova di integrità e accessi tracciati.
- Conforme al GDPR
- Server nell'UE
- Accessi registrati
- Un fascicolo
- tutto sul dipendente
- 6 aree
- dai dati anagrafici alla retribuzione
- Integrità
- archiviazione con checksum e registro accessi
In breve: un fascicolo per ogni dipendente — ordinato, sicuro, sempre a portata di mano.
- Sei aree per fascicolo: dati anagrafici, HR e contratto, retribuzione e imposte, dotazioni, documenti, pianificazione dei turni.
- Cassaforte documenti con checksum, termine di conservazione e registro degli accessi — con prova di integrità e tracciabilità delle operazioni.
- Gli attestati in scadenza, come la patente o l'attestato di primo soccorso, vengono evidenziati a colori prima di diventare non validi.
- Reparto, posizione, responsabile e regole di assegnazione alimentano direttamente il piano dei turni e la preparazione delle buste paga.
- Da 4 € per dipendente/mese · nessun costo di attivazione, server nell'UE.
Quattro domande a cui oggi nessuno sa rispondere subito
Ognuna costa una telefonata, una ricerca o una scusa. A sinistra come funziona oggi — a destra come dovrebbe funzionare.
«Dov'è il contratto di Sofia?»
Raccoglitore in un'altra sedeScheda «Documenti», due clic«Chi ha aperto la lista degli stipendi?»
Non tracciabileRegistro degli accessi con marca temporale«La patente è ancora valida?»
Scritto su una copia nel raccoglitoreGiallo da 30 giorni, rosso alla scadenza«Posso eliminare il documento?»
A intuitoDecidono il termine di conservazione e il blocco legaleCosa contiene un fascicolo del personale digitale?
Un fascicolo del personale digitale raccoglie in un unico luogo tutti i dati e i documenti di un dipendente: dati anagrafici, contratto, dati retributivi e fiscali, attestati e dotazioni consegnate. Invece di raccoglitori e file sparsi, aggiorni tutto una volta sola — e lo ritrovi subito.
La legge impone che i dati personali siano conservati in modo sicuro, con accesso limitato e solo per il tempo necessario (GDPR), mentre i documenti fiscalmente rilevanti vanno conservati per i termini di legge: 5 anni per il Libro Unico del Lavoro, 10 anni per le scritture contabili. Un fascicolo del personale elettronico soddisfa entrambe le esigenze: archiviazione cifrata, accesso registrato, prova di integrità e termini di conservazione impostati.
In PlanState il software per il fascicolo del personale non è un archivio, ma la base dati: reparto, posizione, responsabile, sede di lavoro e regole di assegnazione entrano direttamente nel piano dei turni e nella preparazione delle buste paga. Il fascicolo segnala gli attestati in scadenza, come la patente o l'attestato di formazione sulla sicurezza, prima che diventino non validi.
I dipendenti non possono modificare da soli indirizzo, contatto di emergenza e dati bancari.
Da vuoto a completo — in mezz'ora
Nessun progetto di scansione, nessuna giornata di consulenza. Il fascicolo cresce con ciò che hai.
- 15 minuti
Crea il team
Inserisci una persona alla volta o importa da un elenco. Reparto, posizione e responsabile ci sono già.
- 210 minuti
Definisci le categorie
Per ogni tipo di documento: chi può vederlo, se la data di scadenza è obbligatoria, per quanto tempo si conserva.
- 315 minuti
Carica i documenti
Archivia contratti e attestati. Ogni file riceve checksum, termine di conservazione e registro degli accessi.
- da lì in poi
Ti accompagna ogni giorno
I nuovi attestati finiscono direttamente nel fascicolo, il sistema segnala da solo le scadenze, il piano dei turni usa i dati.
Il fascicolo lo apre solo chi ha il permesso di gestione del team. I dipendenti non possono modificare da soli i campi sensibili. «Prova di integrità e accessi tracciati» significa checksum e registro degli accessi — non una firma elettronica qualificata né conservazione a norma ai sensi del CAD.
Archivia, monitora, non perdere nulla
Due momenti decidono se un fascicolo del personale regge nell'uso quotidiano: come un documento vi entra e cosa succede quando scade o deve essere eliminato.
Archivia un documento in sicurezza
Il caricamento avviene in tre passaggi: crea una bozza, genera un URL di caricamento firmato, concludi con il checksum. Solo allora il documento risulta archiviato.
Contratto_di_lavoro_Sofia_R.pdf
1,8 MB
Categoria «Contratto» selezionata · avvia il caricamento
Scadenze e conservazione sotto controllo
Gli attestati con data di scadenza vengono evidenziati a colori prima di diventare non validi. E l'eliminazione non è un pulsante, ma una decisione verificata con regole precise.
Rilevante ai fini fiscali · conservazione 10 anni (art. 2220 c.c.)
Un fascicolo che archivia e vigila
A sinistra ciò che si aggiorna nel fascicolo. A destra ciò che il fascicolo fa da solo.
Dati anagrafici e contatti
Persona, indirizzo, contatto di emergenza, coordinate bancarie — completi e in un unico posto.
Retribuzione e imposte
Detrazioni e familiari a carico, codice fiscale, fondo sanitario integrativo, centro di costo — pronti per le buste paga.
Registro delle dotazioni
SIM, veicolo, laptop e periferiche con numero di serie — chi ha cosa.
Cassaforte documenti
Archiviazione privata, checksum come prova di integrità, consultazione solo tramite link validi 60 secondi.
Monitoraggio delle scadenze
Giallo da 30 giorni di validità residua, rosso alla scadenza — prima che l'attestato diventi non valido.
Registro degli accessi
Visualizzazioni, download ed eliminazioni vengono registrati — nell'audit trail.
Collegato al piano dei turni
Ore settimanali, riposi e preferenze entrano nella pianificazione automatica; la verifica della posizione è attivabile nel rispetto dell'art. 4 dello Statuto dei Lavoratori.
Esportazione per le buste paga
Matricola del dipendente, centro di costo, dati fiscali e previdenziali vanno al consulente del lavoro in CSV, PDF o export paghe.
Perché nel 2026 il fascicolo del personale cartaceo diventa un rischio
I dati personali vanno conservati con accesso limitato e poi cancellati, mentre i documenti fiscalmente rilevanti vanno conservati per i termini di legge. Un raccoglitore cartaceo non può dimostrare né l'uno né l'altro: non sa chi vi ha guardato dentro e non segnala gli attestati in scadenza. Un fascicolo elettronico registra esattamente questo — e trasforma la risposta, in caso di verifica, in una questione di minuti.
Fascicolo del personale per ogni settore
Ogni settore ha i suoi attestati obbligatori — il fascicolo li conosce e segnala quando uno scade.
Assistenza
Attestati di qualifica, attestati di primo soccorso e giudizi di idoneità alla mansione hanno una scadenza. Il fascicolo li evidenzia prima che il piano dei turni ci faccia affidamento.
Fascicolo del personale per l'assistenza →Ristorazione
L'attestato HACCP e la formazione per alimentaristi fanno parte di ogni fascicolo, e il personale occasionale cambia spesso. Crea, carica, fatto.
Fascicolo del personale per la ristorazione →Beauty & Wellness
Attestati di formazione, certificati per i trattamenti e documenti dei contratti part-time altrimenti restano sparsi. Qui fanno parte del fascicolo.
Fascicolo del personale per beauty e wellness →Hotel
Molti reparti, molti contratti, personale stagionale. Centro di costo e sede di lavoro sono nel fascicolo e danno struttura ai report.
Fascicolo del personale per gli hotel →Retail & Moda
Part-time, lavoro intermittente, tirocini e studenti lavoratori — ogni tipo di contratto porta con sé i propri documenti. Il fascicolo tiene insieme contratto e dati retributivi.
Fascicolo del personale per moda e commercio al dettaglio →Edilizia & Artigianato
Patente, formazione sulla sicurezza e veicoli o attrezzi consegnati sono nel fascicolo con targa e numero di serie.
Fascicolo del personale per edilizia e artigianato →Cosa dicono i nostri clienti su di noi
Sette domande per ogni software per il fascicolo del personale
Su questi punti si vede se il fascicolo regge nell'uso quotidiano e in fase di verifica. Falle pure anche a noi.
- 1I dati sono ospitati nell'Unione europea ed è prevista la nomina a responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR?
- 2I documenti vengono cifrati e gli accessi registrati?
- 3Sono previsti i termini di conservazione e il blocco legale?
- 4Il sistema avvisa in caso di attestati in scadenza?
- 5I dipendenti possono vedere solo i documenti a loro autorizzati?
- 6Il fascicolo si può collegare al piano dei turni e alle buste paga — o è un'isola a sé?
- 7In quanto tempo è pronto il fascicolo, importazione dei dati inclusa?
PlanState risponde sì a tutte e sette le domande.
Prova oraTrasparente a partire da 4 € per dipendente
Calcolo di esempio
Tutti i prezzi si intendono IVA esclusa, con pagamento annuale.
PlanState vs. raccoglitore ed Excel
Raccoglitore ed Excel
Come sempre
PlanState
Tutto in un'unica piattaforma
Quello che vuoi sapere
Domande frequenti sul tema «fascicolo del personale digitale» e le nostre risposte.
Un fascicolo del personale digitale raccoglie tutti i dati e i documenti di un dipendente — dati anagrafici, contratto, dati retributivi, attestati, dotazioni — in un unico luogo sicuro e ad accesso limitato, invece che in raccoglitori ed elenchi Excel.
Sì. In PlanState i dati sono ospitati nell'Unione europea, ogni accesso viene registrato, i documenti sono archiviati in forma cifrata e consegnati solo tramite link protetti e di breve durata; è disponibile un accordo sul trattamento dei dati (DPA).
I termini principali sono 5 anni per il Libro Unico del Lavoro (D.M. 9 luglio 2008) e 10 anni per le scritture contabili (art. 2220 c.c.). PlanState associa a ogni documento un checksum, imposta il termine di conservazione e protegge dall'eliminazione anticipata. La conservazione digitale a norma ai sensi del CAD richiede in più un responsabile della conservazione e un manuale di conservazione.
Sì, se la categoria del documento lo consente. Tramite le categorie stabilisci, per ogni tipo di documento, chi può vederlo e caricarlo.
Il fascicolo del personale evidenzia a colori i documenti in scadenza (ad es. patente, attestato di primo soccorso) — giallo da 30 giorni di validità residua, rosso alla scadenza.
I documenti restano soggetti all'obbligo di conservazione e possono essere eliminati solo dopo la scadenza del termine; un blocco legale può inoltre impedirne l'eliminazione.
Fascicolo del personale, piano dei turni, rilevazione delle presenze, assenze e recruiting funzionano in un'unica piattaforma — il fascicolo del personale è la base dati comune.