Software di rilevazione presenze che il tuo team usa davvero.
Il tuo team timbra dallo smartphone — pause e straordinari vengono calcolati automaticamente.
- Conforme al GDPR
- Server nell'UE
- Export paghe
- Un clic
- per entrata, pausa e uscita
- 100% mobile
- nessun hardware, nessun badge
- Libro Unico
- presenze documentate giorno per giorno
In breve: il team timbra, PlanState calcola.
- Entrata, pausa, uscita — un tap nell'app o nel browser.
- Le pause vengono detratte, gli straordinari entrano nella banca ore — senza ricalcoli.
- Ore lavorate, straordinari e assenze documentati giorno per giorno — come richiede il calendario delle presenze del Libro Unico del Lavoro.
- Export in CSV, PDF o nel tracciato per il consulente del lavoro.
- Da 4 € per dipendente/mese, da 5 utenti · GDPR, server nell'UE, verifica della posizione soggetta all'art. 4 St. Lav.
La rilevazione presenze può divorare intere giornate
Foglietti nel cassetto, un file Excel sul PC dell'ufficio, correzioni via WhatsApp. Ciò che manca si stima — e poi si discute.
- 08:15
Raccogliere i fogli presenze
Due fogli mancano, uno è illeggibile, uno è ancora in auto.
- 10:40
Detrarre le pause a mano
Excel calcola ciò che qualcuno ha digitato — non ciò che è realmente accaduto.
- 13:20
Chiedere in giro al team
«Quando eri presente il 14?» — sei messaggi, tre risposte.
- 16:05
Diversi giorni senza prova
Le ore si stimano. In caso di contestazione è parola contro parola.
per la stessa chiusura mensile — verificare, approvare, esportare.
- Si timbra quando si inizia a lavorare, con un tap
- Pause e straordinari si calcolano automaticamente
- Export in CSV, PDF o nel tracciato per il consulente del lavoro
- Ogni modifica tracciata con garanzia di integrità e immodificabilità
Tutto ciò di cui la rilevazione presenze ha bisogno
Timbratura mobile
Timbra entrata e uscita da app o browser — nessun terminale, nessun badge, niente da comprare. Chi lavora tocca una volta; tutto il resto avviene in background.
Pause e straordinari
Le pause vengono detratte, le ore in più entrano nella banca ore — senza ricalcoli.
Pianificato vs. effettivo
Ore pianificate e ore effettive a confronto, scostamenti visibili subito.
Assenze integrate
Ferie e malattia si trovano nello stesso calendario delle ore registrate.
Verifica della posizione
opzionaleTimbratura solo all'interno del geofence. Disattivato di default: si attiva previo accordo sindacale con RSU/RSA o autorizzazione dell'Ispettorato Nazionale del Lavoro (art. 4 St. Lav.).
Correzioni tracciate e immodificabili
Le rettifiche passano per l'approvazione, ogni modifica resta tracciata.
Ancorato al piano turni
Le ore registrate sono collegate al turno pianificato — un'unica base dati per entrambi.
Riepilogo ed esportazione per le paghe
Report per persona, settimana o mese — in CSV, PDF o nel tracciato paghe, pronto per il consulente del lavoro.
Correzioni e preparazione delle paghe — senza cercare foglietti
L'uscita dimenticata e la chiusura mensile sono i due punti in cui la rilevazione presenze di solito crea lavoro. In PlanState entrambi hanno una procedura definita.
Correzioni tracciate
Chi dimentica di timbrare l'uscita segnala l'orario in un secondo momento. La direzione approva, e ogni modifica resta registrata in modo tracciabile con data, ora e persona.
La modifica resta tracciata e immodificabile
Chiusura mensile ed esportazione
A fine mese, verifichi il report per ogni persona, lo approvi e lo trasmetti alle paghe — in CSV, PDF o nel tracciato per il consulente del lavoro.
Marta T.
Filippo N.Scegli il formato, poi approva
In tre passaggi la lista ore è digitale
Nessun hardware, nessun terminale a muro, nessuna formazione.
Invita il team
Crea o importa i dipendenti, invia l'invito. L'app gira su ogni smartphone, e funziona anche nel browser.
Timbra con un clic
Entrata, pausa, uscita — un clic ciascuno. In opzione, la timbratura può essere limitata al luogo di lavoro: il geofence richiede accordo sindacale con RSU/RSA o autorizzazione INL (art. 4 St. Lav.).
Ore pronte per le buste paga
Pause e straordinari sono calcolati, scostamenti visibili. Export in CSV, PDF o nel tracciato per il consulente del lavoro.
Tre dati obbligatori — documentati automaticamente
Ogni timbratura alimenta il calendario delle presenze — e ore lavorate, pause e straordinari si calcolano in automatico.
Fonte: art. 39 D.L. 112/2008 (Libro Unico del Lavoro) e D.Lgs. 8 aprile 2003, n. 66.
Perché nel 2026 la rilevazione presenze su carta diventa un rischio
L'obbligo di documentare le presenze non dipende dalla dimensione dell'azienda, e i controlli non chiedono la buona volontà, ma la prova. Un foglio presenze compilato giorni dopo non è una prova affidabile — la timbratura registrata mentre si inizia a lavorare lo è. A questo si aggiunge l'effetto pratico: ciò che viene calcolato automaticamente non deve più essere negoziato a fine mese.
Si timbra ovunque in modo diverso
Assistenza
I turni a rotazione e i passaggi di consegne spostano la fine giornata di minuti che, a fine mese, contano. PlanState registra le ore effettive, e pause e straordinari si calcolano in automatico.
- Entrate e uscite registrate in reparto dall’app
- Maggiorazioni per notte e weekend calcolate in automatico
Ristorazione
La serata finisce raramente in orario, il personale occasionale arriva per singoli turni. Si timbra dal proprio telefono e gli straordinari finiscono direttamente nella banca ore.
- Timbra entrata e uscita direttamente al bancone dall’app
- Pause e straordinari separati con chiarezza per turno
Beauty & Wellness
Tra un appuntamento e l'altro non resta tempo per la burocrazia, le pause variano. Basta un tap all'entrata e all'uscita, la regola delle pause calcola il resto.
- Orario registrato per appuntamento e collaboratore
- Straordinari e ore extra mostrati in modo trasparente
Hotel
Reception, housekeeping e colazione lavorano su ritmi diversi. Ogni reparto timbra da mobile, il report arriva ordinato per centro di costo.
- Timbra tra i reparti, un unico conto ore per persona
- Maggiorazioni notturne e festive calcolate in automatico
Retail & Moda
I contratti part-time e a chiamata comportano ore previste molto diverse tra loro. Il confronto tra ore pianificate ed effettive mostra presto chi è sopra e chi sotto le ore previste.
- Timbra in ogni punto vendita, analisi centralizzata
- Ore extra e pause registrate correttamente ogni giorno
Edilizia & Artigianato
Si lavora dove c'è il cantiere — non in ufficio con un terminale. Si timbra in cantiere, con verifica della posizione attivabile nel rispetto dell'art. 4 St. Lav.
- Ore registrate per cantiere da mobile
- Tempi di viaggio registrati separati dall’orario di lavoro
Altri settori
Commercio, artigianato o agenzia — le tue persone timbrano ovunque dall’app, pause e straordinari in automatico.
- Rilevazione presenze mobile per ogni settore
- Pause e maggiorazioni calcolate in automatico
La rilevazione presenze è obbligatoria?
In Italia l'orario di lavoro si documenta attraverso il calendario delle presenze del Libro Unico del Lavoro (art. 39 D.L. 112/2008): per ogni giorno vanno indicati il numero di ore lavorate, gli straordinari, le assenze, le ferie e i riposi — non solo su richiesta, non solo quando c'è un contenzioso. La Corte di giustizia UE (C-55/18, 14 maggio 2019) chiede inoltre agli Stati membri un sistema di misurazione oggettivo, affidabile e accessibile.
La legge non impone una modalità di registrazione. La carta è ammessa, ma è laboriosa e soggetta a errori. La rilevazione presenze digitale registra, calcola e documenta in un unico passaggio — ed è dimostrabile in caso di contestazione. Un software di rilevazione presenze risolve così due problemi insieme: documenta le presenze come richiede il Libro Unico del Lavoro e sostituisce i calcoli di fine mese.
La timbratura mobile non richiede hardware. Chi arriva tocca Entrata; pausa e fine giornata allo stesso modo. In background le pause e gli straordinari entrano automaticamente nella banca ore, e il confronto tra ore pianificate ed effettive mostra gli scostamenti prima che diventino oggetto di discussione. La configurazione richiede circa mezz'ora, una volta sola — poi la rilevazione prosegue da sola, giorno per giorno.
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Cosa dicono i nostri clienti soddisfatti
Sette domande da porre a ogni fornitore
Qualunque sistema tu scelga — è su questi punti che nella pratica si vede se la rilevazione presenze regge.
La registrazione funziona senza hardware — smartphone e browser?
Pause e straordinari vengono calcolati automaticamente?
Le correzioni passano per approvazione e restano tracciate invece di sovrascrivere il dato?
C'è un export per il consulente del lavoro?
I server sono nell'UE, c'è un contratto di nomina a responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR?
La verifica della posizione resta disattivabile e ti viene spiegato cosa richiede l'art. 4 St. Lav. — accordo sindacale con RSU/RSA o autorizzazione INL?
Quanto costa davvero — configurazione e supporto inclusi?
PlanState risponde sì a tutte e sette le domande.
Verifica gratis →PlanState vs. «Come sempre»
- Timbratura all'inizio del lavoroRaramente
- Pause e straordinari automaticiNo
- Hardware necessarioNo
- Correzioni tracciate e immodificabiliNo
- Export pagheDa ridigitare
- CostiNessun costo di licenza, ma tanto tempo perso
- Timbratura all'inizio del lavoroSì
- Pause e straordinari automaticiSì
- Hardware necessarioNo
- Correzioni tracciate e immodificabiliSì
- Export pagheCSV, PDF, paghe
- Costida 4 € / dip.
Trasparente da 4 € per dipendente
con pagamento annuale · Fattura minima 39 € al mese
Confronta tutti e quattro i piani →Esempio di calcolo
Tutti i prezzi si intendono IVA esclusa, con pagamento annuale.
Ciò che vuoi sapere
Le domande più frequenti sui software di rilevazione presenze — e le nostre risposte.
Documentare le presenze è obbligatorio: il calendario delle presenze del Libro Unico del Lavoro richiede per ogni giorno il numero di ore lavorate, gli straordinari, le assenze, le ferie e i riposi. La forma è libera — il digitale non è imposto, ma è nettamente più facile da dimostrare della carta.
Una rilevazione presenze è conforme al GDPR quando vengono raccolti solo i dati necessari, sono conservati in modo sicuro e c'è un contratto di nomina a responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR. In PlanState tutti i dati risiedono su server nell'Unione europea, il DPA è pronto e i sub-responsabili impiegati sono resi noti.
PlanState parte da 4 € per dipendente al mese con pagamento annuale, da 5 utenti, senza costi di attivazione. Tutti i moduli sono inclusi — la rilevazione presenze fa parte della piattaforma, non è un costo aggiuntivo.
Il tuo team timbra con il proprio smartphone o nel browser: entrata, pausa e uscita con un tap. Non serve una timbratrice a muro né badge. La timbratura può essere limitata al luogo di lavoro tramite geofence, previo accordo sindacale con RSU/RSA o autorizzazione INL (art. 4 St. Lav.).
Sì. Le pause vengono detratte secondo le tue regole, le ore in più entrano nella banca ore. Il confronto tra ore pianificate ed effettive mostra subito gli scostamenti — niente più calcoli a fine mese.
Sì. Le ore verificate e approvate le esporti per persona, settimana o mese — in CSV, PDF o nel tracciato paghe, pronte da trasmettere all'ufficio paghe o al consulente del lavoro.