In breve
Il fascicolo del personale digitale è ammesso se sono garantiti integrità, controllo degli accessi e tracciamento. Non c’è un termine unico: il Libro Unico del Lavoro si conserva 5 anni, e il principio di limitazione della conservazione del GDPR regola il resto.
Cosa contiene il fascicolo – e cosa no
Il fascicolo raccoglie documenti attinenti al rapporto di lavoro: contratto, referenze, documenti retributivi, provvedimenti. Non deve contenere dati non pertinenti – ad es. dati sulla salute o sulle opinioni, se non necessari.
Dati sanitari: fuori dal fascicolo
I dati sulla salute sono categorie particolari (art. 9 GDPR). Con il certificato di malattia telematico ricevi dall’INPS solo l’attestato, senza diagnosi: nel fascicolo va il periodo di assenza, non la causa. La cartella sanitaria e di rischio la custodisce il medico competente, con salvaguardia del segreto professionale (art. 25 D.Lgs. 81/2008).
Cartaceo o digitale?
Il fascicolo digitale è lecito e, in pratica, la norma. I requisiti: l’integrità dei documenti va preservata, l’accesso limitato a chi ne ha bisogno, e le modifiche tracciate. Un sistema di archiviazione sicuro è indispensabile.
Le informazioni al momento dell’assunzione
Le informazioni sul rapporto non contenute nel contratto vanno fornite per iscritto entro sette giorni dall’inizio della prestazione, e il datore di lavoro conserva la prova della trasmissione o della ricezione (art. 1 D.Lgs. 152/1997, modificato dal Decreto Trasparenza). Quella prova va nel fascicolo, accanto al contratto.
Conservazione in sintesi
Conservazione & privacy (Italia)
- Libro Unico del Lavoro: 5 anni dall’ultima registrazione (D.M. 9 luglio 2008).
- Buste paga: in via prudenziale 5 anni (prescrizione, art. 2948 c.c.).
- Privacy: GDPR e Codice Privacy (D.Lgs 196/2003); cancella quando la finalità cessa (art. 17).
- Limiti: l’art. 8 dello Statuto dei Lavoratori limita le informazioni raccoglibili; diritto di accesso (art. 15).
Permessi, diritto di accesso e piano di cancellazione
Tre cose rendono il fascicolo conforme: un modello di permessi stretto (vede i dati solo chi ne ha bisogno), la capacità di rispondere a una richiesta di accesso, e un piano di conservazione e cancellazione documentato che segue i termini in automatico.
Esempio: un hotel con 25 dipendenti usa tre ruoli. Il titolare vede tutto, il responsabile di reparto vede contratti e attestati di formazione del suo team, il consulente del lavoro solo i documenti retributivi.
Richiesta di accesso: un mese per rispondere
Rispondi entro un mese. Se la richiesta è complessa puoi prorogare di due mesi, ma devi comunicarlo e motivarlo entro il primo mese (art. 12, par. 3 GDPR). Il lavoratore ha diritto a una copia dei suoi dati.
Quando il rapporto finisce
Ogni tipo di documento ha il suo termine. Le registrazioni sul LUL restano 5 anni dall’ultima annotazione, le buste paga in via prudenziale altrettanto; gli attestati non più necessari si cancellano. Imposta i termini al momento della cessazione, così nessuno deve ricordarli.
Il diritto di accesso del lavoratore
Il lavoratore può chiedere l’accesso ai dati che lo riguardano nel fascicolo. Un fascicolo digitale lo rende semplice – con accesso controllato e tracciato.
Dal cartaceo al digitale, passo per passo
- 1Rivedi i faldoni ed elimina ciò che andava già cancellato.
- 2Definisci una struttura: contratto, retribuzione, orari, formazione, assenze.
- 3Scansiona con una procedura fissa e scritta, così ogni copia è completa e leggibile.
- 4Imposta ruoli e tempi di conservazione prima che il primo fascicolo vada online.
Checklist per la digitalizzazione
- Permessi: chi può vedere e modificare cosa?
- Tempi di conservazione impostati per tipo di documento?
- Un piano di cancellazione che segue i termini in automatico?
- Puoi rispondere a una richiesta di accesso dal sistema?
- Dati sanitari tenuti fuori dal fascicolo?